Les réponses à vos questions

Deux options s'offrent à vous pour commander vos chèques chez Pluxee :

1. Vous travaillez avec un Secrétariat Social et celui-ci peut passer la commande à votre place. Dans ce cas, nous vous recommandons de prendre contact avec lui pour les modalités.
2. Vous passez vous-même la commande via votre Espace Client Pluxee Clients Portal.

1. Commencez par demander une offre sans engagement sur notre site e-commerce. Renseignez les données requises et nous vous estimerons une offre personnalisée selon votre demande ;
2. Si cette estimation vous convient, ouvrez votre compte client (à l'étape 3) pour poursuivre le processus de commande ;
3. Créez votre accès à votre Espace Client Pluxee Clients Portal grâce au lien présent dans l'e-mail de Bienvenue. Pluxee Clients Portal est la plateforme depuis laquelle vous pourrez commander et gérer tous vos chèques. Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail n'arrive pas ;
4. Connectez-vous à Pluxee Clients Portal et ajoutez-y d'abord tous vos bénéficiaires (les employés pour lesquels vous souhaitez commander). Si vous n'avez que quelques employés, privilégiez la méthode manuelle. Sinon, utilisez le ficher Excel mis à disposition sur Pluxee Clients Portal.
5. Créez, ensuite, une nouvelle commande : sélectionnez le produit à commander puis indiquez les montants souhaités pour vos bénéficiaires. En cas de commande de chèques-repas, indiquez aussi le nombre de chèques désirés par employé (nombre de jour prestés). N'oubliez pas de confirmer votre commande à la dernière étape ;
6. Pour finir, une facture reprenant le montant total des chèques et des frais de service vous est envoyée par e-mail. En cas de commande de cartes (si des cartes doivent être produites et livrées pour vos bénéficiaires), vous recevrez une seconde facture reprenant ces coûts ;
7. Payez les montants indiqués sur les factures par virement bancaire sur le compte bancaire indiqué et grâce à la communication structurée fournie dans l'e-mail. Votre commande ne sera traitée qu'après la reception de votre paiement.

Après avoir ouvert votre compte client chez Pluxee, créez votre accès à votre espace client Pluxee Clients Portal grâce au lien présent dans notre e-mail de Bienvenue.

Ensuite, vous n’avez plus rien à faire. Votre commande sera placée automatiquement. Vos bénéficiaires seront eux-aussi automatiquement créés et gérés par votre Secrétariat Social.

Notre service commercial prendra contact avec vous. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez appeler le 02/547.55.04  ou nous contacter à l’adresse sales@sales.pluxee.be.

Les chèques sont chargés dans les 48h après la réception du paiement de votre commande. N’oubliez pas de l’effectuer avec la communication structurée indiquée sur votre facture. 

La livraison des cartes Pluxee, sur lesquelles sont versés les chèques au format électroniques, se fait en deux temps:

1. Les codes PIN/PUK des cartes sont d’abord envoyés, au plus tard, 3 jours ouvrables après la réception du paiement de votre commande.
2. La livraison des cartes se fait 2 jours ouvrables plus tard. Le chargement des chèques sur la carte se fait sous 24h après le paiement de votre commande.

Les cartes sont envoyées à l’adresse mentionnée par votre Secrétariat Social. Ils nous ont indiqué une adresse de livraison.

La livraison des chèques papier se fait, au plus tard, 5 jours ouvrables après la réception du paiement.

Oui. Les cartes qui doivent être renouvelées ou commandées lors de votre commande de chèques sont détectées automatiquement grâce au numéro de registre national de vos bénéficiaires.

Vous n'avez donc rien à faire de spécifique pour commander des cartes. Elles seront ajoutées automatiquement à votre commande si nécessaire.

Pluxee vous permet 2 options de livraison selon votre préférence :

• Sur le lieu de travail du bénéficiaire
• Au domicile du bénéficiaire

Précisez ce choix lors de l'ajout d'un bénéficiaire sur Pluxee Clients Portal. Soit lorsque vous encodez ses données manuellement (à l'étape 2) soit via le fichier Excel (colonne N).

Ensuite :

• Pour une livraison sur le lieu de travail : sélectionnez le point de livraison approprié dans la liste. Si vous n'avez qu'un point de livraison, sélectionnez l'option Delivery Point 1.
• Pour une livraison à domicile : renseignez l'adresse complète du bénéficiaire.

Pour le lieu de livraison des codes PIN/PUK des cartes, procédez de la même manière.

Après avoir ouvert votre compte client depuis notre site e-commerce, vous recevrez un e-mail de Bienvenue avec un lien qui vous permettra de créer votre compte à votre Espace Client Pluxee Clients Portal.

Une fois votre compte créé, vous pourrez vous connecter directement à Pluxee Clients Portal pour commander et gérer vos chèques.

Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail de Bienvenue n'arrive pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez cet e-mail.

Ne tardez pas à créer votre compte Pluxee Clients Portal. Le lien expire après 5 jours. 

Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail de Bienvenue n'arrive pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez cet e-mail.

Si vous ne recevez pas notre e-mail malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client afin qu'il vous soit envoyé à nouveau : 02/547.54.45.

Pour ajouter vos collaborateurs étrangers sur Pluxee Clients Portal, utilisez le numéro BIS. Ce numéro remplace le numéro de registre national.

Pour obtenir ce numéro BIS, les employés concernés doivent en faire la demande auprès de l'administration communale où ils résident. Vous pouvez aussi en faire la demande à votre Secrétariat social. 

Pensez à vérifier vos Spams si nos factures n'arrivent pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez nos factures.

Si vous ne recevez pas votre facture malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client  afin qu'elle vous soit envoyée à nouveau : 02/547.54.45.

Deux types de factures peuvent vous être adressées :

• Une facture "produit" qui comprend les montants liés à la commande de vos chèques (montant des chèques, prestation de service et frais de chargement);
• Une facture "carte" qui comprend les montants liés à la production et la livraison des cartes Pluxee.

Cette dernière ne vous est envoyée que lorsqu'une commande de carte a été placée. Les commandes de cartes sont détectées automatiquement par nos systèmes et ne requièrent donc pas d'actions explicites de votre part. Elles couvrent les situations suivantes :

• C'est votre première commande de chèques et (la plupart de) vos employés n'ont pas encore de cartes Pluxee/Sodexo;
• Un nouvel employé est arrivé dans votre entreprise et n'a pas encore reçu sa carte;
• La carte d'un ou de plusieurs de vos employés est arrivée à expiration (après 5 ans) et doit être renouvelée;
• Un de vos employés nous a signalé une carte perdue, volée ou endommagée et doit en recevoir une nouvelle.

Contactez notre Service Client si des hésitations subsistent à la réception d'une de nos factures : 02/547.54.45.

Pour ajouter des centres de coûts, il vous suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be reprenant :

• le numéro d'entreprise et le nom de l'entreprise,
• le nom du centre de coûts,
• la langue,
• le moyen de paiement,
• l'adresse.

Nous ajouterons les centres de coûts requis au plus tôt et vous enverrons une confirmation dès qu'ils auront été créés.

Pour créer vos groupes de facturation, il suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be avec, par groupe de facturation, les données suivantes:

• numéro d'entreprise,
• nom du billing group,
• langue,
• mode de paiement,
• adresse de facturation.

• Être un.e indépendant.e en société

Vous devez être salarié.e de votre entreprise pour vous octroyer des chèques. Rassurez-vous, beaucoup de dirigeant.es indépendant.es cumulent en réalité 2 statuts sans le savoir : gérant.e et salarié.e.

• Signer une convention individuelle

Vous devez aussi inclure l’octroi des chèques-repas dans une convention individuelle de travail écrite.

Non, la Pluxee/Sodexo Card regroupe tous les chèques électroniques de Pluxee. Si les cartes de vos employés ne sont pas expirées, ils n'en recevront pas de nouvelle. Ils seront simplement avertis que leurs nouveaux chèques ont été chargés sur leur carte.

Chaque chèque est utilisable séparément dans les commerces. Il suffit de mentionner au préalable au caissier le chèque avec lequel le bénéficiaire souhaite payer.

Les cartes qui doivent être renouvelées ou commandées sont détectées automatiquement lorsque vous ajoutez vos bénéficiaires sur Pluxee Clients Portal. Vous n'avez donc rien à faire de spécifique pour commander des cartes. Elles seront ajoutées automatiquement à votre commande si nécessaire.