Les réponses à vos questions

Pluxee vous permet 2 options de livraison selon votre préférence :

• Sur le lieu de travail du bénéficiaire
• Au domicile du bénéficiaire

Précisez ce choix lors de l'ajout d'un bénéficiaire sur Pluxee Clients Portal. Soit lorsque vous encodez ses données manuellement (à l'étape 2) soit via le fichier Excel (colonne N).

Ensuite :

• Pour une livraison sur le lieu de travail : sélectionnez le point de livraison approprié dans la liste. Si vous n'avez qu'un point de livraison, sélectionnez l'option Delivery Point 1.
• Pour une livraison à domicile : renseignez l'adresse complète du bénéficiaire.

Pour le lieu de livraison des codes PIN/PUK des cartes, procédez de la même manière.

Après avoir ouvert votre compte client depuis notre site e-commerce, vous recevrez un e-mail de Bienvenue avec un lien qui vous permettra de créer votre compte à votre Espace Client Pluxee Clients Portal.

Une fois votre compte créé, vous pourrez vous connecter directement à Pluxee Clients Portal pour commander et gérer vos chèques.

Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail de Bienvenue n'arrive pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez cet e-mail.

Ne tardez pas à créer votre compte Pluxee Clients Portal. Le lien expire après 5 jours. 

Pensez à vérifier vos Spams si l'e-mail de Bienvenue n'arrive pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez cet e-mail.

Si vous ne recevez pas notre e-mail malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client afin qu'il vous soit envoyé à nouveau : 02/547.54.45.

Si vous ajoutez vous-même vos bénéficiaires sur Pluxee Clients Portal (et que cela n'est donc pas pris en charge par votre secrétariat social), vous avez 2 possibilités :

1. Créer vos bénéficiaires un-à-un

C’est-à-dire que vous encodez un par un les employés qui recevront des chèques. Privilégiez cette méthode si vous avez moins d'une quinzaine d'employés à ajouter.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Créer un nouveau bénéficiaire ;
2. Tapez le numéro de registre national du bénéficiaire ;
3. Passez à l'Etape suivante ;
4. Complétez les données personnelles requises ;
5. Sélectionnez le lieu de livraison ;
6. Passez à l'Etape suivante ;
7. Sélectionnez le Centre de coûts (adresse de facturation) ;
8. Pour chaque chèque, sélectionnez l'option Electronique pour ceux que vous commandez et l'option Aucun pour ceux que vous ne commandez pas ; 
9. En cas de commande de chèques-repas, renseignez le montant journalier du chèque (valeur faciale) ;
10. Cliquez sur Créer le bénéficiaire pour terminer. 

A chaque étape vous pouvez obtenir des explications en cliquant sur le "?"

2. Importer plusieurs bénéficiaires via un fichier Excel

disponible sur Pluxee Clients Portal. Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous les données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier en vous référant à l'onglet Guide utilisateur du fichier ;
4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur au format .xlsx ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal  ;
6. Cochez la 3e option à l'étape 4 ;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.

Depuis Pluxee Clients Portal, vous pouvez importer plusieurs bénéficiaires en même temps via un fichier Excel à télécharger. Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous les données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier :

Renseignez (au moins) les données suivantes pour chaque bénéficiaire :

• Numéro de registre nationale (col. A) ;
• Le nom et prénom (D, E, F) ;
• Le sexe (G) ;
• La date de naissance (H) ;
• La langue (I) ;
• L'adresse e-mail (J)

Placez ensuite tous les bénéficiaires en statut Active (col. C).

Indiquez les lieux de livraison :

• Pour une livraison sur le lieu de travail, sélectionnez Client (col. N) puis le point de livraison (O). Si vous n'avez qu'une adresse de livraison, sélectionnez l'option : Delivery Point 1. Sinon, sélectionnez l'otpion appropriée. Vos adresses de livraisons sont visibles depuis l'onglet Vos Données Client.
• Pour une livraison au domicile du bénéficiaire, sélectionnez Bénéficiaire (col. N) puis complétez l'adresse complète (P-V).
• Procédez de la même manière pour la livraison des codes PIN des cartes Pluxee (W-AE).

Sélectionnez le Centre de coûts (données de facturation) (col. AF) du bénéficiaire. Si vous n'avez qu'une adresse de facturation, sélectionnez l'option Cost Center 1. Sinon, sélectionnez l'option appropriée. Les données de facturation sont visibles depuis l'onglet Vos Données Client.

Sélectionnez le format électronique (option e-.... Pass) pour les produits que vous commandez et l'option Not applicable pour ceux que vous ne commandez pas (col. AG, AI, Aj). En cas de commande de chèques-repas, indiquez aussi le montant par chèque (max. 8 €/ chèque) (AH).

4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur au format .xlsx ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal ;
6. Cochez la 3e option à l'étape 4 ;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.

Pour ajouter vos collaborateurs étrangers sur Pluxee Clients Portal, utilisez le numéro BIS. Ce numéro remplace le numéro de registre national.

Pour obtenir ce numéro BIS, les employés concernés doivent en faire la demande auprès de l'administration communale où ils résident. Vous pouvez aussi en faire la demande à votre Secrétariat social. 

Connectez-vous à Pluxee Clients Portal afin de désactiver votre employé :

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Aperçu de vos bénéficiaires ;
2. Cliquez sur le bouton Action à coté de l’employé concerné et mettez-le en Inactif.

Vous ne commanderez dès lors plus de chèques pour cette personne. Vous éviterez aussi des frais pour la production automatique de nouvelles cartes.

Pensez à vérifier vos Spams si nos factures n'arrivent pas dans votre boîte mail. L'adresse e-mail renseignée lors de l'ouverture de votre compte client est celle sur laquelle vous recevrez nos factures.

Si vous ne recevez pas votre facture malgré tout dans les 24h, contactez notre Service Client  afin qu'elle vous soit envoyée à nouveau : 02/547.54.45.

Deux types de factures peuvent vous être adressées :

• Une facture "produit" qui comprend les montants liés à la commande de vos chèques (montant des chèques, prestation de service et frais de chargement);
• Une facture "carte" qui comprend les montants liés à la production et la livraison des cartes Pluxee.

Cette dernière ne vous est envoyée que lorsqu'une commande de carte a été placée. Les commandes de cartes sont détectées automatiquement par nos systèmes et ne requièrent donc pas d'actions explicites de votre part. Elles couvrent les situations suivantes :

• C'est votre première commande de chèques et (la plupart de) vos employés n'ont pas encore de cartes Pluxee/Sodexo;
• Un nouvel employé est arrivé dans votre entreprise et n'a pas encore reçu sa carte;
• La carte d'un ou de plusieurs de vos employés est arrivée à expiration (après 5 ans) et doit être renouvelée;
• Un de vos employés nous a signalé une carte perdue, volée ou endommagée et doit en recevoir une nouvelle.

Contactez notre Service Client si des hésitations subsistent à la réception d'une de nos factures : 02/547.54.45.

Pour ajouter des centres de coûts, il vous suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be reprenant :

• le numéro d'entreprise et le nom de l'entreprise,
• le nom du centre de coûts,
• la langue,
• le moyen de paiement,
• l'adresse.

Nous ajouterons les centres de coûts requis au plus tôt et vous enverrons une confirmation dès qu'ils auront été créés.

Pour créer vos groupes de facturation, il suffit d'envoyer un e-mail à client@care.pluxee.be avec, par groupe de facturation, les données suivantes:

• numéro d'entreprise,
• nom du billing group,
• langue,
• mode de paiement,
• adresse de facturation.

• Être un.e indépendant.e en société

Vous devez être salarié.e de votre entreprise pour vous octroyer des chèques. Rassurez-vous, beaucoup de dirigeant.es indépendant.es cumulent en réalité 2 statuts sans le savoir : gérant.e et salarié.e.

• Signer une convention individuelle

Vous devez aussi inclure l’octroi des chèques-repas dans une convention individuelle de travail écrite.

Non, la Pluxee/Sodexo Card regroupe tous les chèques électroniques de Pluxee. Si les cartes de vos employés ne sont pas expirées, ils n'en recevront pas de nouvelle. Ils seront simplement avertis que leurs nouveaux chèques ont été chargés sur leur carte.

Chaque chèque est utilisable séparément dans les commerces. Il suffit de mentionner au préalable au caissier le chèque avec lequel le bénéficiaire souhaite payer.

Les cartes qui doivent être renouvelées ou commandées sont détectées automatiquement lorsque vous ajoutez vos bénéficiaires sur Pluxee Clients Portal. Vous n'avez donc rien à faire de spécifique pour commander des cartes. Elles seront ajoutées automatiquement à votre commande si nécessaire.

Nos contrats sont liés au produit et à son format (papier ou électronique) et non pas à votre entreprise. Cela signifie qu'être client chez Pluxee pour le même produit au format papier ne vous permet malheureusement pas de commander sa version électronique.

Vous devez préalablement souscrire à un nouveau contrat spécifique pour ce nouveau format. Une fois ce nouveau contrat passé, le produit dans sa version électronique sera disponible à la commande sur votre compte Pluxee Clients Portal ou chez votre Secrétariat social.

Ex : Si vous commandiez précédemment des éco-chèques au format papier, vous devez dorénavant souscrire à un contrat pour les éco-chèques électroniques.

Nos contrats sont liés au produit et à son format (papier ou électronique) et non pas à votre entreprise. Cela signifie qu'être client chez Pluxee pour un produit électronique ne vous permet malheureusement pas de commander tous nos produits électroniques.

Vous devez préalablement souscrire à un nouveau contrat spécifique pour le nouveau produit que vous souhaitez commander. Une fois ce nouveau contrat passé, le nouveau produit sera disponible à la commande sur votre compte Pluxee Clients Portal ou chez votre Secrétariat social. 

L'offre estime le coût complet des chèques électroniques pour votre entreprise. Dans une volonté de transparence, elle comprend tous les différents coûts liés à l'octroi de chèques électroniques selon votre nombre de bénéficiaires et le montant des chèques renseignés. Elle ne prend donc pas en compte le fait que vos employés aient déjà une carte (pour un autre produit ou d'un précédent employeur) ou pas.

Cette estimation sera adaptée plus tard lors de votre commande de chèques. A ce stade du processus, vous ne passez pas encore commande. Lorsque que vous encodez les informations de vos employés dans votre espace de commande Pluxee Clients Portal, les bénéficiaires pour qui une carte doit être commandée seront alors détectés par notre système. Si aucune carte ne doit être commandée, aucun frais liés ne vous est facturé.

Lors de votre commande, vous accéderez toujours au récapitulatif de celle-ci et aux détails des coûts qui, cette fois, représentent les coûts qui vous seront facturés. 

Accepter l'offre sur notre e-shop permet d'ouvrir votre compte client chez Pluxee et de poursuivre le processus de commande. Aucun paiement ne vous est demandé à ce stade, vous ne passez pas encore votre commande.

Les différents coûts mentionnés dans cette offre sont à titre indicatif et estiment le montant maximal de notre offre. Ils peuvent donc ne pas correspondre à votre situation (nombre de cartes à produire par ex.). Le montant définitif et correct sera recalculé avant votre paiement lorsque vous passerez commande. Cette étape se fera plus tard depuis votre Espace Client. Vous pourrez aussi y modifier le nombre de chèques ou de bénéficiaires si nécessaire.

L'offre de contrat envoyée par les représentants commerciaux est une estimation de l'offre basée sur votre nombre de bénéficiaires et le montant des chèques. Elle estiment le montant maximal de notre offre et peut donc ne pas tout à fait correspondre à votre situation (nombre de cartes à produire par ex.). Le montant définitif et correct sera recalculé avant votre paiement lorsque vous passerez commande. Vous pourrez aussi y modifier le nombre de chèques ou de bénéficiaires si nécessaire.

Accepter cette offre vous permet d'ouvrir votre compte client et d'accéder à votre Espace Client pour passer commande. Une fois cette offre acceptée, vous recevrez notre e-mail de Bienvenue avec un lien permettant de créer votre accès à votre Espace Client. Il vous faudra ensuite ajouter vos bénéficiaires et créer votre commande de chèques depuis celui-ci. 

À partir du 1er juillet 2024, la durée de validité du Pluxee Sport & Culture sera de 15 mois à partir du chargement des chèques sur la carte des bénéficiaires. Pour toutes les commandes entre le 1er mai et le 30 juin 2024, les cartes ne seront chargées qu'à partir du 1er juillet (pour profiter de la nouvelle législation).