Comment tenir des réunions plus inclusives ? 6 clés pour libérer tous les talents
Les réunions sont le cœur battant de l’entreprise, là où naissent les idées, se nouent les relations et se prennent les décisions. Pourtant, les meetings reproduisent parfois des dynamiques d’exclusion : interruptions, voix minoritaires ignorées, formats inadaptés, etc. Comment faire de ces espaces de partage des lieux sûrs, au service de la performance collective ?
Être inclusif, c’est donner à chacun la possibilité de s’exprimer et de contribuer. Pourtant, les réunions cristallisent souvent des inégalités, notamment les inégalités de genre. Résultat ? Du potentiel inexploité, mais aussi une perte de bien-être au sein des équipes. Au-delà du genre, d’autres freins existent, en raison de formats inadaptés, de lieux ou horaires incompatibles, d’une mauvaise gestion du temps de parole, etc. Pourtant, les bénéfices de l’inclusivité sont bien réels, car les équipes plus en confiance ont tendance à être plus performantes. Alors, comment déconstruire certaines pratiques parfois excluantes ? Ces six pistes ouvrent la voie à plus d’inclusivité dans vos réunions.
Préparer la réunion en amont
Cela commence par envoyer l’ordre du jour à l’avance, en précisant les sujets, les objectifs ou les décisions à prendre, mais aussi en sollicitant les contributions préalables. Cela offre à chacun la possibilité d’arriver confiant et préparé, surtout ceux qui ont besoin de plus de temps pour traiter l’information ou exprimer leurs idées en groupe. De plus, l’ordre du jour est souvent perçu comme un levier d’efficacité de la réunion, sachant que près de 40%1 d’entre elles sont jugées inutiles ou consacrées à des sujets non pertinents.
Garantir l’accessibilité sous plusieurs formes
Cette question polymorphe consiste, dans un premier temps, à éliminer les barrières pratiques : proposer des formats hybrides pour inclure les collaborateurs à distance ou en situation de handicap, utiliser des supports visuels variés (slides, schémas) pour faciliter la compréhension pour tous. Par exemple, les statistiques françaises pointent un taux d’insatisfaction de 90% en matière d’accessibilité au lieu de travail, salles de réunion incluses. En plus de la sélection minutieuse du local, le choix des horaires n’est pas anodin, entre autres, pour respecter les contraintes familiales.
Instaurer un cadre sécurisé
Une réunion n’est pas un long fleuve tranquille. Mais si le débat d’idées est naturel, cela doit rester bienveillant, équilibré et constructif. Après de nécessaires présentations, il est important d’expliquer les règles essentielles (respect, confidentialité, etc.) et offrir des repères, par exemple en désignant un gardien du temps, un responsable de l’ordre du jour ou de la synthèse. Des balises pour responsabiliser et impliquer tout le monde. Un point capital, dans la mesure où la sécurité psychologique est le facteur le plus critique pour la réussite d’une équipe, comme l’a montré le Project Aristote de Google. Ainsi, les équipes avec une sécurité psychologique élevée affichent 19% de productivité en plus et 31% d’innovation supplémentaire.
Structurer la prise de parole
Le rôle du « modérateur » (neutre, compétent et volontaire) est fondamental, afin de préserver la dynamique de groupe et compenser les biais qui invisibilisent certaines. Par exemple, les hommes capteraient 75%2 du temps de parole, ils ont tendance à interrompre 23% de fois plus une femme qu’un collègue masculin. Avec des techniques simples, comme le tour de table systématique, le modérateur peut redistribuer la parole équitablement, solliciter proactivement les plus introvertis, silencieux ou moins confiants, et mieux contrôler les interruptions. Un rempart contre les stratégies de pouvoir informel et les réunions où les plus assertifs monopolisent le débat.
Multiplier les canaux de contribution
Toujours sur le sujet clé du temps de parole, toutes les « voix » ne s’expriment pas identiquement. Alors, pourquoi ne pas proposer des alternatives à l’expression orale : chat en temps réel, documents collaboratifs, sondages (anonymes ou non), etc. ? Ces outils permettent à tout le monde de s’exprimer, y compris à celles et ceux qui s’expriment plus facilement par écrit. En effet, les personnes introverties, qui représentent de 30 à 50% de la population, perdent de l’énergie dans les interactions sociales et privilégient l’écrit.
Valoriser, former et ajuster en continu
L’inclusivité est un chemin à construire, notamment via du feedback anonyme (après la réunion), afin d’identifier les angles morts et d’améliorer les pratiques inclusives. De plus, la clôture de chaque meeting est un espace important pour reconnaître publiquement chaque contribution ou contrer le phénomène d’appropriation des idées. Et pour cause, l’histoire a montré que les idées des femmes sont parfois invisibilisées et récupérées par des hommes, ce qu’on connait comme l’effet Mathilda. Enfin, un dernier point important est celui de la formation et de la sensibilisation, qui restent des leviers majeurs et transversaux pour éveiller les esprits aux enjeux de l’inclusivité.
