Anno 2020 werd virtueel solliciteren dé nieuwe norm en weinig wijst erop dat het snel zal veranderen. Maar hoe organiseer je een geslaagde virtuele aanwerving als bedrijf? Met deze 7 stappen kan ook jouw bedrijf aan de slag!
Sollicitatiegesprekken die fysiek verlopen, zijn eenvoudig te organiseren. Niet alleen vinden sollicitanten online een zee aan tips om zich voor te bereiden, maar ook voor bedrijven die een nieuwe collega willen aanwerven bestaan er gestandaardiseerde procedures. In maart 2020 konden bedrijven deze procedures helaas rechtstreeks in de vuilbak katapulteren, want fysiek contact was niet meer aan de orde. Tijd dus voor een nieuwe, virtuele aanwervingsstrategie.
➤ Organiseer een virtuele sollicitatie in 7 stappen
Een virtuele aanwerving organiseren is niet zo eenvoudig als het lijkt. Zeker wanneer je er als bedrijf geen ervaring mee hebt. Er zijn dan ook enkele belangrijke stappen waar je rekening mee moet houden zodat elke sollicitatie vlot kan verlopen.
Stap 1 : Screen je kandidaten
Alvorens je begint met het organiseren van je virtuele aanwerving is het belangrijk om na te gaan wie je als mogelijke kandidaat kan uitnodigen voor een virtuele sollicitatie. Bij een fysieke sollicitatie nodigde je de personen uit op basis van hun CV en eventuele werkervaring. De lijst met kandidaten kon dan gerust wat langer zijn, maar nu aanwervingen virtueel verlopen neemt het hele proces wat meer tijd in beslag. Veel bedrijven kiezen daarom voor een uitgestelde videotest om te bepalen wie ze uitnodigen voor een live virtuele aanwerving.
Een uitgestelde videotest is een aanvulling op het CV van de kandidaat waarbij je elke kandidaat een vragenlijst bezorgt die hij of zij voor een camera beantwoordt. Zodra de kandidaat klaar is met zijn opname stuurt hij of zij deze terug naar het bedrijf. Op basis van deze opnames en de antwoorden op de vragen kan een bedrijfsleider of HR-verantwoordelijke al dan niet kiezen om de kandidaat uit te nodigen voor een virtuele sollicitatie.
Stap 2 : Bereid het sollicitatiegesprek voo
Hoe een virtuele sollicitatie verloopt, is niet enkel belangrijk voor jou als bedrijf, het is ook belangrijk voor de sollicitant zelf. Een povere voorbereiding kan voor een slechte ervaring zorgen bij beide partijen. Eens je besloten hebt wie van de kandidaten je in een virtuele livesessie wil ontmoeten, kan je beginnen aan de voorbereiding. Bespreek op voorhand met je collega’s hoe je dit moet aanpakken. Welke vragen stellen jullie? Hoe zorg je voor aangename sfeer? Uit hoeveel delen bestaat de virtuele sollicitatie? En wat nadat de sollicitatie is afgelopen? Op basis van deze voorbereiding kan je zelfs een gestandaardiseerde procedure uitwerken voor sollicitatiegesprekken in de toekomst. Online zijn er alvast enkele partners te vinden die jou kunnen helpen om deze procedure te optimaliseren.
Stap 3 : Voorkom technische problemen tijdens de sollicitatie
Wellicht het belangrijkste aspect bij deze manier van aanwerven is het virtuele aspect. Hoe solliciteer je virtueel en welke tools gebruik je best tijdens een sollicitatie? Virtueel solliciteren kan op twee manieren. Telefonisch en via videoconferentie. Voor sommige bedrijven volstaan één of meerdere telefoongesprekken om een nieuwe collega aan te werven, maar de meesten kiezen liever voor een sollicitatiegesprek via videoconferentie. Dat geeft hen de kans om de sollicitant beter en meer persoonlijk te leren kennen via een virtuele livesessie gesprek.
De tools die je hiervoor kan gebruiken zijn de afgelopen uit de grond gesprongen als paddenstoelen, maar toch bestaat er een top 4: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet en Whatsapp zijn de huidige favorieten. Zorg er zeker voor dat je elke kandidaat op tijd een link bezorgt zodat deze de juiste tools kan installeren of kan aangeven welke tools mogelijk niet gebruikt kunnen worden.
Helaas kunnen bij virtuele sollicitaties ook enkele technische stoorzenders opspelen. Een slechte internetverbinding of het falen van je microfoon of camera kan een sollicitatie de das omdoen. Hoe vermijd je dat? Door al je materiaal alvast even te testen voordat de sollicitatie van start gaat. Zo zorg je voor een aangename continuïteit tijdens het gesprek en vermijd je de draad kwijt te geraken. Zorg er ook voor de je een noodoplossing uitwerkt en deze ook aan de sollicitant bezorgt. Wanneer het internet verbinding of de camera het laat afweten, kan je bijvoorbeeld overschakelen op een telefonisch gesprek waarbij de sollicitant hier ook van op de hoogte is.
Stap 4 : Denk aan de bedrijfscultuur
Het correct overbrengen van de bedrijfscultuur is misschien wel het moeilijkste wanneer je digitaal moet solliciteren. Zorg er dus voor dat je aan het begin van een sollicitatie een zo concreet mogelijk beeld van jouw bedrijf schetst. Wanneer in je bedrijf iedereen elkaar bij de voornaam aanspreekt, zorg er dan voor dat dit tijdens een sollicitatie ook gebeurt. Heeft je bedrijf een vlakke structuur dan kan je er misschien voor zorgen dat niet alleen de HR-verantwoordelijke, maar ook een directielid mee aanwezig is. Zo weet de sollicitant meteen dat hij of zij deze kan aanspreken bij naam en de nodige vragen rechtstreeks kan stellen.
Stap 5 : Leer je sollicitant kennen
Voorzie aan het begin van de sollicitatie voldoende tijd voor een uitgebreide kennismaking voor je begint aan je vragenvuur. Tonen dat je belang hecht aan een goede eerste verstandhouding zorgt namelijk voor een betere band met een mogelijk nieuwe collega. Houd in gedachten dat virtueel solliciteren al snel minder spontaan loopt dan face-to-face. Een kennismakingsronde mag dus gerust wat tijd in beslag nemen. Vraag hoe het gaat, waar de kandidaat allemaal mee bezig is, hoe deze zich bezighoudt tijdens de pandemie, …
Stap 6 : Zorg voor een comfortabele sfeer
Na de kennismaking kan je overgaan naar de meer specifieke en professionele vragen. Houd in gedachten dat een virtuele sollicitatie niet korter hoeft te zijn dan een fysieke. Geef de sollicitant dus voldoende de tijd om zijn of haar verhaal te doen en uitgebreid over zijn of haar ervaring en capaciteiten te vertellen. Zorg er hierbij zeker voor dat de sollicitant zich comfortabel voelt. Dat is online een pak moeilijker dan offline, aangezien non-verbale communicatie hier afwezig is. Opinievragen zijn een goede manier om ervoor te zorgen dat de sollicitant het gevoel krijgt dat er naar hem of haar geluisterd wordt. Vragen als ‘wat is het beste advies dat je ooit hebt gekregen?’, en ‘wat is het laatste boek dat je hebt gelezen en kan je het ons aanraden?’ zijn goede ijsbrekers om het gesprek op gang te brengen.
Stap 7 : Sluit af met een positieve noot
Net zoals bij een fysieke sollicitatie is afsluiten met een positieve noot nog steeds een gouden regel, zelfs als het toch niet de juiste match voor jouw bedrijf blijkt te zijn. Bespreek samen hoe het gesprek is verlopen, wat de ervaringen zijn en bezorg de sollicitant al eventuele (positieve) feedback.
Heb je jouw ideale kandidaat kunnen stikken? Zorg dan voor een interessant salarispakket. Download onze gids en ontdek de meest interessant extralegale voordelen voor jouw nieuwe collega.
