Beleid inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens

De volgende informatie informeert u over de verbintenissen van PLUXEE BELGIUM op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens PLUXEE BELGIUM behoort tot Pluxee Group (hierna ‘Pluxee’)  .

Pluxee bouwt sterke, duurzame relaties op met zijn klanten, partners en consumenten, gebaseerd op wederzijds vertrouwen: PLUXEE maakt er een absolute prioriteit van dat hun persoon gegevens veilig en vertrouwelijk blijven.  

Pluxee verbindt zich ertoe alle toepasselijke wettelijke en regelgevende bepalingen inzake de bescherming van Persoonsgegevens na te leven.  

Pluxee hanteert een zeer strikt privacybeleid om de bescherming te garanderen van de persoonsgegevens van iedereen die zijn websites, portalen, applicaties en platforms (onze ‘Sites’) gebruikt.  

• Gebruikers behouden de controle over hun eigen gegevens De gegevens worden op een transparante, vertrouwelijke en veilige manier verwerkt.  

• Pluxee streeft er voortdurend naar de persoonsgegevens van zijn gebruikers te beschermen overeenkomstig de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) van 27 april 2016 (hierna “GDPR”).  

• Pluxee heeft een Global Data Protection Office dat zich bezighoudt met gegevensbescherming, ondersteund door een netwerk van lokale aanspreekpunten of functionarissen voor gegevensbescherming. 

Voor meer informatie, zie ons Privacybeleid.

 

DOEL VAN DIT BELEID 

Dit beleid is van toepassing op gebruikers van de Website www.pluxee.be.

Pluxee neemt de bescherming van uw Persoonsgegevens zeer ernstig.  

Wij hebben dit beleid ontwikkeld om u te informeren over de voorwaarden waaronder wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken en beschermen op onze Sites en in het kader van de diensten die worden aangeboden door Pluxee (de ‘Diensten’). Dit beleid heeft betrekking op alle gebruikers, met inbegrip van diegenen die de Site en de Diensten gebruiken zonder geregistreerd te zijn of toetreding op een specifieke dienst of account (hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Gebruikers’).  

Lees het zorgvuldig om te weten welke categorieën Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, hoe wij deze Persoonsgegevens gebruiken en met wie wij ze kunnen delen. Dit beleid beschrijft ook uw rechten en hoe u contact met ons kunt opnemen om deze rechten uit te oefenen of om ons vragen te stellen over de bescherming van uw Persoonsgegevens.  

Dit beleid kan worden gewijzigd, aangevuld of bijgewerkt, met name om te voldoen aan eventuele wet- en regelgeving, jurisprudentie of technische ontwikkelingen. Uw Persoonsgegevens zullen echter altijd worden verwerkt in overeenstemming met het beleid dat van kracht was op het moment dat de gegevens werden verzameld, tenzij een dwingend wettelijk voorschrift anders bepaalt en met terugwerkende kracht moet worden toegepast.  

 

IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE 

De verwerkingsverantwoordelijke is de naamloze vennootschap Pluxee Belgium, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1000 Brussel, Ravensteinstraat, 36, en gekend onder het ondernemingsnummer BE 0403.167.335, wettelijk vertegenwoordigd door haar algemeen directeur. 

DEFINITIES  

‘Account’ De persoonlijke ruimte van de Gebruiker binnen de Site, waartoe hij of zij toegang heeft wanneer hij of zij zich registreert en zich aanmeldt op de Site. Hij biedt de Gebruiker toegang tot de Diensten.  

‘Verwerkingsverantwoordelijke’ De Pluxee-entiteit die, alleen of samen met andere Pluxee-entiteiten of derden het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.  

‘Cookies’ Zoals gedefinieerd in het cookiebeleid  

‘Cheques’ Maaltijdscheques (Pluxee Lunch), ecocheques (Pluxee Eco), cadeaucheques (Pluxee Cadeau), sport- en cultuurcheques (Pluxee Sport & Culture), Pluxee Book, consumptiecheques (Pluxee Consumption) of elke andere door Pluxee verstrekte cheques, ongeacht of deze op papier of in elektronische vorm is uitgegeven.  

‘Persoonsgegevens’ Alle informatie over een geïdentificeerde natuurlijke persoon of over een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificatienummer of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor die persoon;.  

‘Verwerking’ Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het beperken, uitwissen of vernietigen van gegevens.  

‘Verwerker’ Een rechtspersoon die namens de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.  

‘Site’ De website www.sodexo.be en eigendom van Pluxee Belgium.

‘ons’ ‘wij’ of ‘ons’ Pluxee Belgium NV (hierna “Pluxee”).

‘u’ of ‘Gebruikers’ Elke gebruiker/bezoeker van de Site.  

 

VERZAMELING EN BRON VAN PERSOONSGEGEVENS 

Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtstreeks (via de gegevensverzamelingsformulieren op onze Site) of onrechtstreeks (via onze dienstverleners/onderaannemers) verzamelen.  

Wij verbinden ons ertoe uw toestemming te vragen en/of u de mogelijkheid te bieden het gebruik van uw gegevens voor bepaalde doeleinden te weigeren telkens wanneer dat nodig is.  

U wordt in ieder geval op de hoogte gebracht van de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld via de verschillende onlineformulieren voor gegevensverzameling en via het cookiebeleid.  

 

SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN EN GEBRUIKEN

Wij kunnen in het bijzonder de volgende soorten Persoonsgegevens verzamelen en verwerken:  

• de informatie die u verstrekt bij het invullen van de formulieren op de Site (bijvoorbeeld om u in te schrijven, om deel te nemen aan onderzoeken, voor marketingdoeleinden, bij het downloaden van de applicatie, enz.)  

• transactiegegevens, zoals betalingsinformatie en krediet-/debetkaartinformatie, die rechtstreeks worden doorgegeven aan derden die uw verzoeken verwerken;  

• de informatie die u verstrekt via ‘posts’, opmerkingen of andere inhoud die u op de Site plaatst;  

• uw voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en onze derden en uw communicatievoorkeuren;  

• informatie die wordt verzameld via cookies zoals gedefinieerd in ons cookiebeleid.  

De persoonsgegevens die in de formulieren voor het verzamelen van gegevens met een sterretje (*) zijn aangegeven, zijn verplicht omdat zij noodzakelijk zijn om de geplaatste bestellingen te kunnen uitvoeren. Wanneer deze verplichte informatie ontbreekt, kunnen deze transacties niet worden verwerkt.  

Nadere bijzonderheden over de verschillende gegevens die voor de verschillende doeleinden worden verzameld, zijn te vinden in het overzicht (Bijlage 1).

 

DOELEINDEN WAARVOOR WIJ PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN 

Persoonsgegevens kunnen worden verzameld voor de volgende algemene doeleinden (een meer precieze beschrijving van de verwerking van uw gegevens is te vinden in de bijlage 1 hieronder):  

• Beheer van de website  

• Beheer van de relatie met klanten  

• Commercieel beheer  

• Rekrutering  

Bovendien kunt u op de pictogrammen van sociale netwerken zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, enz. klikken, die op onze Sites verschijnen.  

Wanneer u op deze pictogrammen klikt, kunnen wij toegang krijgen tot de Persoonsgegevens die u openbaar hebt gemaakt en die toegankelijk zijn via uw profielen op de sociale netwerken in kwestie. Wij creëren noch gebruiken afzonderlijke databases van deze sociale netwerken op basis van de Persoonsgegevens die u daar hebt gepubliceerd, en wij verwerken langs deze weg geen Persoonsgegevens die betrekking hebben op uw privéleven.  

Indien u niet wilt dat wij toegang hebben tot uw Persoonsgegevens die u in de openbare ruimten van uw profiel of uw sociale accounts publiceert, dan dient u gebruik te maken van de procedures die door de sociale netwerken in kwestie worden aangeboden om de toegang tot deze informatie te beperken.  

Deze links naar andere websites kunnen niet worden beschouwd als het volgen van surfgedrag en wij wijzen elke verantwoordelijkheid af met betrekking tot de praktijken inzake de bescherming van Persoonsgegevens die worden toegepast door deze derde bedrijven, die ieder op zich optreden als Gegevensverwerker. Zodra u onze Site verlaat of op het logo/de link naar een van deze sociale netwerken klikt, is het uw verantwoordelijkheid om het privacybeleid te controleren dat van toepassing is op dat andere platform.  

 

RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS  

Wij verwerken uw Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en het beheer van onze contractuele relatie met u, in ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit en de operationele uitmuntendheid van de Diensten die wij u aanbieden te verbeteren of om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, al naargelang het doel van de verwerking zoals aangegeven in het overzicht in de bijlage 1.  

Uw Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van uw voorafgaande toestemming indien onder bepaalde omstandigheden uw toestemming zou worden gevraagd (bv. met betrekking tot gezondheidsgegevens of voor bepaalde soorten Cookies).  

Meer informatie over de rechtsgrondslag voor elk van onze verwerkingen vindt u in de Bijlage 1 .  

 

BEKENDMAKING VAN PERSOONSGEGEVENS  

De veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Daarom hebben alleen leden van ons personeel toegang tot uw Persoonsgegevens en dit uitsluitend voor zover dit strikt noodzakelijk is om uw bestellingen te verwerken of de gevraagde Diensten te verlenen. Wij zien erop toe dat de personen die gemachtigd zijn de Persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.  

Wij zullen uw Persoonsgegevens niet doorgeven aan onbevoegde derden. We kunnen uw Persoonsgegevens echter delen met entiteiten binnen PLUXEE en met geautoriseerde dienstverleners.) op wie wij eventueel een beroep doen voor het verlenen van onze Diensten.  

Deze dienstverleners zijn in het bijzonder:  

– De IT-dienstverleners die verantwoordelijk zijn voor het hosten en onderhouden van de Site;  

– De dienstverlener die verantwoordelijk is voor de productie van de Pluxee-kaart;  

– De dienstverleners die belast zijn met de verwerking van de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de transacties;  

– De dienstverleners die belast zijn met het toezicht op de kwaliteit van de dienstverlening (consumentendienst (call center));  

– De dienstverlener die belast is met de mailingdienst namens Pluxee;  

– De juridische, financiële en boekhoudkundige adviseurs van Pluxee.  

Wij zorgen ervoor dat elke openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan een bevoegde dienstverlener wordt omkaderd door een gegevensverwerkingsovereenkomst, die de in dit beleid vastgestelde verbintenissen weerspiegelt. Wij geven onze dienstverleners geen toestemming om uw gegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve voor zover dat nodig is om de Diensten namens ons te leveren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorts kunnen wij uw Persoonsgegevens delen (i) indien de wet of een wettelijke procedure ons daartoe verplicht, (ii) in antwoord op een verzoek van overheidsinstanties of andere functionarissen of (iii) indien wij van mening zijn dat het doorgeven van deze gegevens noodzakelijk of gepast is om lichamelijke schade of financieel verlies te voorkomen of met betrekking tot een onderzoek naar een vermoedelijke of bewezen onwettige activiteit.  

 

BEWAARTERMIJN VAN UW PERSOONSGEGEVENS  

Wij bewaren uw Persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt. Deze periode kan, in voorkomend geval, worden verlengd met de periode die is voorgeschreven door enigerlei toepasselijke wettelijke of regelgevende bepalingen.  

Om de bewaartermijn van uw Persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met verschillende criteria, zoals:  

• het doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens bewaren (bv. wanneer u producten op onze Sites koopt, bewaren wij uw Persoonsgegevens voor de duur van onze contractuele relatie);  

• onze wettelijke en regelgevende verplichtingen met betrekking tot die Persoonsgegevens (bv. boekhoudkundige rapporteringsverplichtingen);  

• of u een actieve gebruiker van onze Diensten bent, marketingcommunicatie blijft ontvangen, regelmatig op onze Sites surft of aankopen doet, of onze e-mails niet opent of onze Sites niet bezoekt; Als u bijvoorbeeld hebt ingestemd met het ontvangen van marketingcommunicatie, bewaren wij uw Persoonsgegevens totdat u: (i) zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie (ii) verzoekt dat wij uw Persoonsgegevens verwijderen, of (iii) na een periode van inactiviteit (d.w.z. wanneer u gedurende een bepaalde periode niet met ons hebt geïnterageerd). Deze periode wordt vastgesteld in overeenstemming met de plaatselijke voorschriften en richtsnoeren;  

• elk specifiek verzoek van u met betrekking tot de verwijdering van uw Persoonsgegevens of Account;  

• eventuele wettelijke verjaringstermijnen die ons in staat stellen onze eigen rechten te beheren, bijvoorbeeld de verdediging van eventuele juridische claims in geval van een rechtszaak; en  

• alle plaatselijke voorschriften of richtlijnen (bv. betreffende cookies).  

Meer informatie over de bewaartermijn van uw Persoonsgegevens vindt u in de Bijlage 1.   
 

GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS  

Als algemene regel geldt dat wij geen gevoelige persoonsgegevens verzamelen. ‘Gevoelige persoonsgegevens’ is alle informatie betreffende iemands raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gezondheid of gegevens betreffende het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon. Deze definitie omvat ook persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.  

In het geval dat het strikt noodzakelijk zou zijn om dergelijke gegevens te verzamelen om het doel te bereiken waarvoor de verwerking wordt uitgevoerd, zullen wij dit doen in overeenstemming met de lokale wettelijke vereisten voor de bescherming van Persoonsgegevens en, in het bijzonder, met uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en onder de voorwaarden die in dit beleid worden beschreven.    

 

PERSOONSGEGEVENS EN KINDEREN  

De diensten en Site zijn bedoeld om gebruikt te worden door meerderjarige personen die volgens de wetgeving van het land waarin zij zich bevinden, bevoegd zijn om een contract te sluiten.  

Kinderen die jonger zijn dan 16 jaar of die niet handelingsbekwaam zijn, moeten toestemming hebben van hun wettelijke voogden voordat zij hun Persoonsgegevens op de Site kunnen verstrekken.   

 

DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS  

Aangezien PLUXEE groep een internationale groep is, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan interne (groep niveau) of externe ontvangers die gemachtigd zijn om namens ons Diensten ons uit te voeren. Deze ontvangers bevinden zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte of buiten, die een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden.  

Om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de aldus doorgegeven persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze gegevens een passende bescherming krijgen, zoals het sluiten van overeenkomsten inzake gegevensoverdracht met de ontvangers van uw persoonsgegevens op basis van de modelcontractbepalingen (‘SCC’s’) van de Europese Commissie of andere geldige doorgiftemechanismen en voeren wij, overeenkomstig het arrest van het Europees Hof van Justitie van 16 juli 2020 ‘Schrems II’ (zaak C 311-18) en met de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming, een risicobeoordeling van de doorgegeven gegevens uit. Indien u een exemplaar wenst te ontvangen van de garanties die worden toegepast om de doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte te beveiligen, raadpleeg dan de paragraaf ‘Hoe contact met ons opnemen’.   

 

UW RECHTEN  

PLUXEE verbindt zich ertoe uw rechten onder de toepasselijke wetgeving te beschermen. Hieronder vindt u een tabel met een overzicht van uw verschillende rechten:  

U kunt te allen tijde een van de bovengenoemde rechten uitoefenen of contact met ons opnemen met vragen of problemen in verband met gegevensbescherming. U kunt dit doen door het verzoekformulier in te vullen zoals aangegeven in de privacyverklaringen en/of het privacybeleid dat aan wordt is verstrekt op het moment dat uw Persoonsgegevens worden verzameld, of naar het lokale aanspreekpunt voor gegevensbescherming te privacy.be@pluxeegroup.com .  

 

BEVEILIGING  

Wij treffen alle mogelijke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om tijdens de verwerking van uw Persoonsgegevens de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.  

Daartoe nemen wij alle nodige voorzorgsmaatregelen gezien de aard van de Persoonsgegevens en de risico’s die verbonden zijn aan de verwerking ervan, teneinde de gegevens te beveiligen en met name vervalsing, beschadiging of ongeoorloofde toegang door derden te voorkomen (fysieke beveiliging van de lokalen, authentificatieprocedures met persoonlijke, beveiligde toegang via identificatiemiddelen en vertrouwelijke wachtwoorden, een aanmeldlogboek, versleuteling van bepaalde gegevens, enz.)  

Indien wij voor de gehele of gedeeltelijke Verwerking van uw Persoonsgegevens een contract sluiten met Verwerkers, eisen wij bovendien dat onze dienstverleners met ons een contractuele overeenkomst sluiten om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen van de Persoonsgegevens die wij aan hen doorgeven of die zij namens ons verzamelen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens.  

Wij voeren regelmatig audits uit om na te gaan of de regels met betrekking tot de beveiliging van uw Persoonsgegevens correct worden toegepast.  

Niettemin bent u ook verantwoordelijk voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens. Wij vragen u dan ook om waakzaam te blijven, vooral wanneer u gebruik maakt van een open systeem zoals het internet.  

U verbindt zich ertoe uw paswoord en login geheim en vertrouwelijk te houden. Elk gebruik van de identificatie-elementen geschiedt onder uw volledige verantwoordelijkheid. In geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik ervan, bent u verplicht Pluxee zo snel mogelijk schriftelijk te verwittigen.  U bent pas bevrijd van uw aansprakelijkheid de werkdag volgend op de dag waarop Pluxee deze kennisgeving heeft ontvangen.  

 

LINKS NAAR ANDERE SITES  

Af en toe plaatsen wij links naar andere platformen voor praktische en informatieve doeleinden. Deze platformen opereren onafhankelijk van onze Sites en staan niet onder onze controle. Deze platformen hebben hun eigen privacybeleid of gebruiksvoorwaarden. Wij raden u ten zeerste aan deze te lezen. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud op deze platformen, voor de producten en diensten die er eventueel worden aangeboden of voor enig ander gebruik ervan.   

 

UPDATES VAN ONS ONLINEPRIVACYBELEID  

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken of wijzigen. Indien wij dit doen, zullen de wijzigingen pas van toepassing zijn na een periode van dertig werkdagen vanaf de datum van de wijziging. Raadpleeg deze pagina van tijd tot tijd als u op de hoogte wilt blijven van eventuele wijzigingen.   

UITSCHRIJVEN  

Indien u zich via onze Site op bepaalde diensten hebt geabonneerd en u niet langer e-mails wenst te ontvangen, raadpleeg dan de ‘uitschrijfpagina’ in verband met de dienst waarop u bent geabonneerd.  

HOE CONTACT MET ONS OPNEMEN 

Indien u vragen of opmerkingen hebt over dit beleid, dan kunt u steeds contact met ons opnemen via het verzoekformulier of op het volgende adres: privacy.be@pluxeegroup.com.  

Laatst bijgewerkt: 26.01.2024

 

INFORMATIE OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS