Les réponses à vos questions

⚠️ Attention : il vous faut préalablement créer une liste de bénéficiaires avant de créer une nouvelle commande de chèques.

Pour commencer :

1. Cliquez sur Vos commandes > Créer une nouvelle commande ;
2. Sélectionnez le produit pour lequel vous souhaitez commander ;
3. Choisissez un nom de référence pour votre commande ;
4. Choisissez le début de validité et le montant des chèques ; 
5. Passez à l'Etape suivante.

La deuxième étape est un résumé de votre commande comprenant ses infos générales et le détail par bénéficiaire. Passez à l'Etape suivante. Si le bouton Etape suivante n'apparaît pas, vérifiez que vous n'avez pas un message d'avertissement à valider (cadre jaune en haut de l'écran).

La dernière étape est la validation de votre commande. Elle comprend le montant total des chèques, les coûts de production et de livraison des cartes ainsi que les frais de service. Si certains de ces coûts n'apparaissent pas c'est qu'ils ne s'appliquent pas dans votre situation. Cliquez sur le bouton Confirmer la commande pour la valider.

Après validation, vous recevrez votre facture par e-mail. Payez le montant indiqué par virement sur le compte bancaire indiqué dans l'e-mail et grâce à la communication structurée fournie. Votre commande ne sera traitée qu'après réception de votre paiement. 

Si vous ajoutez vous-même vos bénéficiaires sur Pluxee Clients Portal (et que cela n'est donc pas pris en charge par votre secrétariat social), vous avez deux possibilités :

👉 Créer vos bénéficiaires manuellement

C’est-à-dire que vous encodez un par un les employés qui recevront des chèques. Privilégiez cette méthode si vous avez moins d'une quinzaine d'employés à ajouter.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Créer un nouveau bénéficiaire ;
2. Tapez le numéro de registre national du bénéficiaire ;
3. Passez à l'Etape suivante ;
4. Complétez les informations personnelles requises ;
5. Sélectionnez le lieu de livraison ;
6. Passez à l'Etape suivante ;
7. Sélectionnez le Centre de coûts (adresse de facturation) ;
8. Pour chaque chèque, sélectionnez l'option Electronique pour ceux que vous commandez et l'option Aucun pour ceux que vous ne commandez pas ; 
9. En cas de commande de chèques-repas, renseignez le montant journalier du chèque (valeur faciale) ;
10. Cliquez sur Créer pour terminer. 

A chaque étape, vous pouvez obtenir des explications en cliquant sur le « ? ».

👉 Importer plusieurs bénéficiaires en même temps via un fichier Excel

Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous ses données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier en vous référant à l'onglet Guide d'utilisation ;
4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal ;
6. A l'étape 4, cochez la 3e option;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.

Depuis Pluxee Clients Portal, vous pouvez importer plusieurs bénéficiaires en même temps via un fichier Excel à télécharger. Privilégiez cette méthode au-delà de 15 employés.

1. Cliquez sur Vos bénéficiaires > Envoyez-nous ses données ;
2. Téléchargez le modèle Fichier Excel vide ;
3. Complétez le fichier :

Renseignez (au moins) les données suivantes pour chaque bénéficiaire :

• Numéro de registre national (col. A) ;
• Le nom et prénom (D, E, F) ;
• Le genre (G) ;
• La date de naissance (H) ;
• La langue (I) ;
• L'adresse e-mail (J)

Placez ensuite tous les bénéficiaires en statut Active (col. C).

Indiquez les lieux de livraison :

• Pour une livraison sur le lieu de travail, sélectionnez Client (col. N) puis le point de livraison (O). Si vous n'avez qu'une adresse de livraison, sélectionnez l'option Delivery Point 1. Sinon, sélectionnez l'option appropriée. Vos adresses de livraisons sont visibles depuis l'onglet Vos données client.
• Pour une livraison au domicile du bénéficiaire, sélectionnez Bénéficiaire (col. N) puis renseignez l'adresse complète (P-V).
• Procédez de la même manière pour la livraison des codes PIN des cartes Pluxee (W-AE).

Sélectionnez le Centre de coûts (données de facturation) (col. AF) du bénéficiaire. Si vous n'avez qu'une adresse de facturation, sélectionnez l'option Cost Center 1. Sinon, sélectionnez l'option appropriée. Les données de facturation sont visibles depuis l'onglet Vos données client.

Indiquez le nom des chèques que vous commandez et l'option Not applicable pour ceux que vous ne commandez pas (col. AG, AI, AJ). En cas de commande de chèques-repas, indiquez aussi le montant par chèque (max. 8 €/chèque) (AH).

4. Sauvez le fichier sur votre ordinateur au format .xlsx ;
5. Importez le fichier Excel sur Pluxee Clients Portal ;
6. Cochez la 3e option à l'étape 4 ;
7. Cliquez sur Envoyer le fichier pour importer vos bénéficiaires.