Hoe kunnen we je helpen?

Ja. Kaarten die bij het bestellen van cheques moeten worden vernieuwd of besteld, worden automatisch gedetecteerd aan de hand van het rijksregisternummer van je begunstigden.

Je heb dus niets specifieks te doen om kaarten te bestellen. Ze worden indien nodig automatisch aan je bestelling toegevoegd.

Pluxee bied je 2 bezorgopties, afhankelijk van je voorkeur:

• Op de werkplek van de begunstigde
• Bij de begunstigde thuis

Specificeer deze keuze bij het toevoegen van een begunstigde op Pluxee Clients Portal. Ofwel wanneer je de gegevens handmatig invoert (in stap 2) of via het Excel-bestand (kolom N).

Dan:

• Voor levering op de werkplek: selecteert je het juiste afleverpunt uit de lijst (Als je slechts één afleverpunt heeft, selecteer dan het Delivery Point 1 option).
• Bij levering aan huis: voer het volledige adres van de begunstigde in.

Ga op dezelfde manier te werk voor de plaats van aflevering van de PIN- / PUK-codes van de kaarten.

Na het openen van je klantenaccount op onze e-commerce site, ontvang je een Welkomstmail met een link waarmee je je account kan aanmaken voor je Pluxee Clients Portal Klantenzone.

Zodra je account is aangemaakt, kan je rechtstreeks verbinding maken op Pluxee Clients Portal om je cheques te bestellen en te beheren.

Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.

Stel het aanmaken van je Pluxee Clients Portal-account niet uit. De link vervalt na 5 dagen.

Vergeet niet je spams te controleren als de Welkomstmail niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je deze e-mail ontvangt.

Als je onze e-mail ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Gebruik het BIS-nummer om je buitenlandse medewerkers toe te voegen aan Pluxee Clients Portal. Dit nummer vervangt het rijksregisternummer.

Om dit BIS-nummer te verkrijgen, moeten de betrokken werknemers zich wenden tot het gemeentebestuur waar ze wonen. Je kan ook een verzoek indienen bij je Sociaal Secretariaat.

Vergeet niet je spams te controleren als de factuur niet in je mailbox aankomt. Het e-mailadres dat je invoert bij het openen van je klantenaccount, is het adres waarop je ons facturen ontvangt.

Als je onze factuur ondanks alles niet binnen 24 uur hebt ontvangen, neem dan contact op met onze Klantenservice om deze opnieuw te laten verzenden: 02/547.54.45.

Er kunnen twee soorten facturen naar je worden verzonden:

• Een "productfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op het bestellen van uw cheques (aantal cheques, serviceverlening en laadkosten);
• Een "kaartfactuur" die de bedragen bevat die betrekking hebben op de productie en levering van Pluxee-kaarten.

Dit wordt pas naar je verzonden nadat een kaartbestelling is geplaatst. Kaartbestellingen worden automatisch gedetecteerd door onze systemen en vereisen daarom geen expliciete actie van je kant. Ze hebben betrekking op de volgende situaties:

• Dit is je eerste cheque-bestelling en (de meeste van) je medewerkers hebben nog geen Pluxee/Sodexo-kaarten;
• Er is een nieuwe medewerker in je bedrijf aangekomen en heeft zijn kaart nog niet ontvangen;
• De kaart van een of meer van je medewerkers is verlopen (na 5 jaar) en moet vernieuwd worden;
• Een van je medewerkers heeft een verloren, gestolen of beschadigde kaart bij ons gemeld en heeft een nieuwe nodig.

Neem contact op met onze Klantenservice als je nog twijfels hebt bij het ontvangen van een van onze facturen: 02/547.54.45.

Om verschillende kostenplaatsen aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je het volgende vermeldt:

• Het ondernemingsnummer en de bedrijfsnaam,
• De naam van de kostenplaats,
• De taal,
• Het betaalmiddel,
• Het adres.

We voegen de vereiste kostenplaatsen dan zo snel mogelijk toe en bezorgen je een bevestiging van zodra ze zijn aangemaakt.

Om je billing groups aan te maken, hoef je enkel een e-mail te sturen naar client@care.pluxee.be waarin je per billing group het volgende vermeldt:

• Het ondernemingsnummer,
• De naam van de billing group,
• De taal,
• Het betaalmiddel,
• Het facturatieadres.

1. Creëer je toegang voor je Pluxee Clients Portal Klantenzone met behulp van de link van onze Welkomstmail. Pluxee for clients is het platform om jouw cheques te bestellen en te beheren. Vergeet niet je spams te controleren als de e-mail niet aankomt;
2. Log in op Pluxee Clients Portal en voeg eerst al je begunstigde toe (de medewerkers voor wie je moet bestellen). Heb je maar een paar medewerkers, ga dan voor de handmatige methode. Gebruik anders het Excel-bestand dat beschikbaar is gesteld op Pluxee Clients Portal;
3. Creëer je een nieuwe bestelling: selecteer het product dat je wil bestellen en geef vervolgens de gewenste bedragen voor jouw begunstigden aan. Geef bij het bestellen van maaltijdcheques ook het gewenste aantal tegoedcheques per medewerker (aantal gewerkte dagen) aan. Vergeet niet je bestelling bij de laatste stap te bevestigen;
4. Ten slotte ontvang je per e-mail een factuur met het totaalbedrag van de cheques en de servicekosten. Bij het bestellen van kaarten (als er kaarten moeten worden geproduceerd en geleverd voor jouw begunstigden), ontvang je een tweede factuur waarop deze kosten staan ​​vermeld;
5. Betaal de bedragen die op de facturen staan ​​via overschrijving op de aangegeven bankrekening en via de gestructureerde mededeling in de e-mail. Je bestelling wordt pas in behandeling genomen na ontvangst van je betaling.

Vanuit Pluxee Clients Portal kan je meerdere begunstigden tegelijk importeren via een Excel-bestand om te downloaden. Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.

1. Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
2. Download het template Lege Excel-file;
3. Vul het bestand in:

Vul (minimaal) de volgende gegevens per begunstigde in:

• Rijksregisternummer (kol. A);
• De naam en voornaam (D, E, F);
• Geslacht (G);
• De geboortedatum (H);
• Taal (I);
• E-mailadres (J).

Zet vervolgens alle begunstigden in de Active status (kolom C).

Geef de afleverlocaties aan:

• Voor levering op de werkplek selecteer je Klant (kol. N) en vervolgens het afleverpunt (O). Als je slechts één afleveradres heb, selecteer je de optie Delivery Point 1. Selecteer anders de juiste optie. Je afleveradressen zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.
• Voor bezorging bij de begunstigde thuis, selecteer je Begunstigde (kol. N) en vul je het volledige adres in (P-V).
• Ga op dezelfde manier te werk voor de levering van pincodes voor Pluxee-kaarten (W-AE).

Selecteer de Kost center (facturatiegegevens) (kol. AF) van de begunstigde. Als je slechts één factuuradres heb, selecteer je de optie Cost Center 1. Selecteer anders de juiste optie. Factureringsgegevens zijn zichtbaar op het tabblad Jouw klantgegevens.

Vul de naam in van de producten die je bestel en de optie Not applicable voor de producten die je niet bestel (kol. AG, AI, AJ). Als je maaltijdcheques bestel, vermeld dan ook het bedrag per cheque (max. 8€/cheque) (AH).

4. Sla het bestand op je computer op;
5. Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal op in .xlsx-indeling;
6. Vink de 3e optie aan in stap 4;
7. Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.

Als je zelf je begunstigden toevoegt aan Pluxee Clients Portal (en dit wordt dus niet ondersteund door je sociaal secretariaat), heb je twee mogelijkheden:

👉 Maak je begunstigden handmatig aan

Dat wil zeggen, je voer één voor één de werknemers in die cheques zullen ontvangen. Gebruik deze methode als je minder dan 15 werknemers heb om toe te voegen.

1. Klik op Jouw begunstigden> Maak een nieuwe begunstigde aan;
2. Voer het rijksregisternummer van de begunstigde in;
3. Ga naar de Volgende stap;
4. Vul de benodigde persoonlijke gegevens in;
5. Selecteer de leveringsadres;
6. Ga naar de Volgende stap;
7. Selecteer de kostendrager (factuuradres);
8. Selecteer voor elke cheque de optie Elektronisch voor degenen die je bestel en de optie Geen voor degenen die je niet bestel;
9. Als je maaltijdcheques bestelt, vul dan het dagbedrag van de cheque in (nominale waarde);
10. Klik op Aanmaken om te voltooien.

Bij elke stap vind je wat meer uitleg wanneer je op “?” klikt.

👉 Importeer meerdere begunstigden tegelijkertijd via een Excel-bestand

Gebruik deze methode voor meer dan 15 medewerkers.

1. Klik op Jouw Begunstigden > Verstuur ons de gegevens;
2. Download het template Lege Excel-file;
3. Vul het bestand in door te kijken naar het tabblad Gebruikersgids;
4. Sla het bestand op je computer op;
5. Importeer het Excel-bestand op Pluxee Clients Portal;
6. Vink de 3e optie aan in stap 4;
7. Klik op Verstuur de file om je begunstigden te importeren.

⚠️ Opgelet: je moet eerst een lijst met begunstigden aanmaken voordat je een nieuwe cheques bestelling aanmaakt.

Beginnen:

1. Klik op Jouw bestellingen > Creër een nieuwe bestelling;
2. Selecteer het product waarvoor je wil bestellen;
3. Kies een referentienaam voor je bestelling;
4. Kies het begin van de geldigheid en het bedrag van de cheques;
5. Ga naar de Volgende stap.

De tweede stap is een overzicht van je bestelling inclusief algemene informatie en details per begunstigde. Ga naar de Volgende stap. Als de knop Volgende stap niet verschijnt, controleer dan of je geen waarschuwingsbericht heb om te valideren (geel kader bovenaan het scherm).

De laatste stap is de validatie van de bestelling. Het omvat het totale bedrag van de cheques, de productie- en bezorgkosten van de kaarten en de servicekosten. Als sommige van deze kosten niet verschijnen, betekent dit dat ze in je situatie niet van toepassing zijn. Klik op de knop Bestelling bevestigen om deze te valideren.

Na validatie ontvang je je factuur per e-mail. Betaal het aangegeven bedrag via overschrijving op de bankrekening vermeld in de e-mail en via de verstrekte gestructureerde mededeling. Je bestelling wordt pas in behandeling genomen na ontvangst van je betaling.