Privacystatement

Globaal beleid inzake gegevensbescherming

Uw privacy is heel belangrijk voor ons. We hebben dit Beleid inzake Gegevensbescherming ontwikkeld opdat u zou begrijpen hoe we uw Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken (het "Beleid"). Dit Beleid inzake Gegevensbescherming beschrijft de maatregelen die we nemen om uw Persoonsgegevens te beschermen en deelt mee  hoe u ons kunt bereiken om een antwoord te krijgen op alle vragen die u eventueel hebt in verband met uw Persoonsgegevens.

 

TOEPASSINGSGEBIED

Het Beleid inzake Gegevensbescherming geldt voor het geheel van activiteiten van de onderneming Pluxee Belgium NV, (hierna “Pluxee” genoemd) wanneer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) van toepassing is.

Dit Beleid is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens die door Pluxee verzameld worden, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks, en die betrekking hebben op gelijk welke natuurlijke personen, met inbegrip van onder meer de huidige, voormalige of toekomstige sollicitanten en werknemers van Pluxee, klanten, consumenten, kinderen, leveranciers/dienstverleners, partners/onderaannemers, aandeelhouders of gelijk welke derden (hierna “Betrokken persoon” genoemd).

 

VERZAMELING EN VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Naleving van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en alle andere van toepassing zijnde plaatselijke wetgevingen inzake gegevensbescherming

We zijn gehouden tot naleving van iedere van toepassing zijnde wetgeving inzake Persoonsgegevens en we waken erop dat Persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden conform de bepalingen van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en alle eventueel van toepassing zijnde plaatselijke wetgevingen.

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Elke Verwerking van Persoonsgegevens die wij uitvoeren, gebeurt op een wettige wijze in de zin van de AVG. Het kan voorkomen dat wij tot een Verwerking van uw Persoonsgegevens overgaan in het kader van (i) de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent; (ii) om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust; (iii) de behartiging van uw vitale belangen of deze van een Betrokken persoon; (iv)  uw voorafgaande toestemming voor de welbepaalde Verwerking; (v) de gerechtvaardigde belangen van Pluxee, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen; en (vi) de vervulling van een opdracht van publiek belang of relevant voor de uitvoering van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag die ons is opgedragen.

Wanneer we uw Persoonsgegevens verzamelen en verwerken, zullen we u een informatiemededeling of beleid met betrekking tot de bescherming van uw Persoonsgegevens bezorgen met onder meer de volgende informatie : wie verantwoordelijk is voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, voor welke doeleinden uw Persoonsgegevens verwerkt worden, wie de ontvangers van uw Persoonsgegevens zijn, welke rechten u hebt en hoe u die kunt uitoefenen, enz., tenzij dit onmogelijk blijkt te zijn of onevenredig veel inspanning zou vergen.

Indien de van toepassing zijnde wetgeving dit vereist, zullen we uw voorafgaande toestemming vragen (bv. vooraleer we Gevoelige Persoonsgegevens verzamelen).

Gerechtvaardigde doeleinden, doelbinding en gegevensminimalisering

Uw Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt.

Als Pluxee zijn eigen belangen behartigt, worden uw Persoonsgegevens vooral verwerkt voor de volgende doeleinden (niet-limitatieve opsomming): aanwervingsbeheer, administratief sociaal en werkorganisatie van onze werknemers, financieel beheer, beheer van kasmiddelen (thesaurie) en fiscaal beheer, risicobeheer, personeelsveiligheid, verschaffing van contactgegevens van de personeelsleden en noodzakelijke IT tools, beheer en IT ondersteuning, hierin begrepen informatica infrastructuur, systemen en applicaties, beheer van intranet websites of elke andere digitale oplossing of platform,  klantrelatiebeheer, beheer van overheidsopdrachten, sales en marketing management,  beheer van interne en externe communicatie en evenementen, naleving van verplichtingen inzake witwasbestrijding of aan gelijk welke andere wettelijke vereisten, gegevensanalyse, legal corporate management en implementatie van compliance procedures.

Juistheid van de gegevens en opslagbeperking

Pluxee zal ervoor zorgen dat de verwerkte Persoonsgegevens juist zijn en zo nodig geactualiseerd worden. Bovendien bewaren wij de Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, ook om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige vereisten of voor reporting.

Daarnaast, houden wij indien nodig de persoonsgegevens bij om Pluxee in staat te stellen om zich te verdedigen of om een recht te doen gelden.

Als u meer informatie nodig heeft over de bewaartermijnen van uw Persoonsgegevens zoals uiteengezet in ons Beleid voor de bewaring van persoonsgegevens, kunt u ons contacteren op volgend adres: privacy.be@pluxeegroup.com.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn zullen wij Uw persoonsgegevens vernietigen in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

 

BEVEILIGING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

We treffen de passende technische en organisatorische maatregelen die vereist zijn, om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige wijziging of verlies, of ongeoorloofd gebruik, mededeling, toegang, overeenkomstig ons Groepsbeleid inzake Informatiebeveiliging en systemen.

We nemen, indien nodig, alle redelijke maatregelen die voldoen aan de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp (“privacy by design”) en gegevensbescherming  door standaardinstellingen (“privacy by default”), teneinde de noodzakelijke beveiligingen te implementeren en de Verwerking van Persoonsgegevens te beschermen.

Afhankelijk van het risiconiveau verbonden aan de verwerking, voeren we eveneens een impactbeoordeling inzake privacy (“privacy impact assessment” of “PIA”) uit om passende beveiligingsmaatregelen te kunnen nemen en de bescherming van de Persoonsgegevens te kunnen garanderen.

We nemen ook extra maatregelen tot beveiliging van gegevens die als Gevoelige Persoonsgegevens beschouwd worden.

 

DELEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij kunnen uw Persoonlijke informatie delen met entiteiten van Pluxee en andere ontvangers voor de doeleinden die worden beschreven in de informatiemededeling of het beleid met betrekking tot de bescherming van uw Persoonlijke informatie. Dit kan de volgende ontvangers omvatten (niet-limitatieve lijst):

  • Met bepaalde gemachtigde externe dienstverleners en uitsluitend in het kader van de diensten die wij leveren;

  • Met bedrijven die diensten leveren ter bestrijding van het witwassen van geld en financiering van terroristische activiteiten, en andere vormen van fraude of illegale activiteiten en met derden die soortgelijke diensten verlenen, zoals financiële instellingen of toezichthouders;

  • Met de rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, overheidsinstanties, en met andere partijen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitoefening of verdediging van een recht of voor buitengerechtelijke geschillenbeslechting;

  • Met interne of externe dienstverleners die we lokaal of in een derde land aannemen, voor de verwerking namens ons van persoonsgegevens voor de hierboven beschreven doeleinden (bijvoorbeeld shared service centers);

  • In geval van verkoop, fusie of overname van bedrijven of activa, in welk geval we uw persoonsgegevens aan de potentiële koper of verkoper kunnen doorgeven om rechten of verplichtingen toe te kennen of te vernieuwen.

 

INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

De AVG staat het doorgeven van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER die geen passend beschermingsniveau van gegevensbescherming hebben, niet toe. Sommige derde landen waar Pluxee actief is, bieden niet hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens als het land waar U woont en worden door de Europese Commissie niet beschouwd als landen met een passend niveau van bescherming van de Persoonsgegevens van natuurlijke personen.

Voor het doorgeven van uw Persoonsgegevens naar dergelijke landen, naar entiteiten die al dan niet deel uitmaken van de Pluxee-groepering, biedt Pluxee een andere passende waarborg voor het beschermen van uw Persoonsgegevens. U zult meer informatie over de doorgifte van uw Persoonsgegevens naar landen buiten de EER krijgen  door middel van informatie notificaties of in passende privacybeleiden, op het ogenblik dat uw Persoonsgegevens verzameld worden.

Als U meer informatie wenst, met inbegrip van een kopij van de documenten die worden gebruikt om uw persoonsgegevens te beschermen, kunt U contact met ons opnemen op het volgende adres : privacy.be@pluxeegroup.com.

 

COOKIES

Wij kunnen op sommige websites “cookies” gebruiken. Cookies zijn tekstbestanden die op de harde schijf van onze computers bewaard worden wanneer u bepaalde websites bezoekt. We kunnen bijvoorbeeld cookies gebruiken om te weten of u onze site al dan niet eerder bezocht hebt of om weten voor welke onderwerpen u de grootste interesse hebt. Wij kunnen ook cookies gebruiken om het verkeer te analyseren voor advertentiedoeleinden.

Cookies kunnen uw online bezoek veraangenamen door het bewaren van uw voorkeuren terwijl u de website bezoekt. Wanneer u onze websites bezoekt, zullen wij u meedelen welke soorten van cookies wij gebruiken en hoe u die cookies kunt blokkeren. Wanneer dit wettelijk vereist is, zult u de mogelijkheid hebben om onze websites te bezoeken en nog steeds het gebruik van cookies kunnen weigeren. Indien u hierover meer informatie wenst, gelieve ons beleid voor het beheer van cookies te raadplegen.

 

UW RECHTEN

Pluxee is gehouden tot de bescherming van uw rechten, verleend door de van toepassing zijnde wetgeving. Hieronder vindt u een tabel met een overzicht van uw verschillende rechten:

Recht van toegang

U kunt verzoeken om toegang en een kopie (indien redelijk) van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren. U kunt ook verzoeken om rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens, of om aanvulling van onvolledige Persoonsgegevens. 

Recht op wissing 

Uw recht om te worden vergeten geeft u het recht om te verzoeken dat uw Persoonsgegevens worden gewist in gevallen waarin:

  1. de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verzameld;

  2. u ervoor kiest uw toestemming in te trekken;

  3. u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens;

  4. uw Persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt;

  5. er een wettelijke verplichting is om uw Persoonsgegevens te wissen;

  6. het wissen van de gegevens vereist is om de toepasselijke wetgeving na te leven. 

Recht op beperking van de verwerking

U kunt verzoeken dat de verwerking van uw Persoonsgegevens wordt beperkt in de gevallen waarin:

  1. u de juistheid van uw Persoonsgegevens betwist;

  2. PLUXEE uw Persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de verwerking;

  3. u om gerechtvaardigde redenen bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking;

  4. de verwerking van uw Persoonsgegevens onwettig is en u de voorkeur geeft aan de beperking van het gebruik ervan in plaats van aan het wissen ervan. 

Recht op gegevensoverdraagbaarheid 

In voorkomend geval kunt de overdraagbaarheid vragen van uw Persoonsgegevens die u aan PLUXEE hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. U hebt het recht deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder dat PLUXEE dit verhindert, wanneer:

  1. de verwerking van uw Persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming of op een overeenkomst; en

  2. de verwerking langs geautomatiseerde weg geschiedt.

U kunt ook vragen dat uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde partij van uw keuze (indien dit technisch haalbaar is). 

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking 

U kunt bezwaar maken (d.w.z. uw recht op “opt-out” uitoefenen) tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, met name in verband met profilering of marketingcommunicatie. Wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. 

Recht om niet aan geautomatiseerde beslissingen te worden onderworpen 

U hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerde beslissing die voor u rechtsgevolgen heeft of u aanzienlijke gevolgen heeft voor u. 


Recht om een klacht in te dienen 

U kunt ervoor kiezen een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in het land waar u uw gewone verblijfplaats hebt:

Gegevensbeschermingsautoriteit (1000 Brussel, rue de la Presse 35 – contact@apd-gba.be).

U hebt ook het recht om uw klacht in te dienen bij de rechtbanken waar de Pluxee entiteit een vestiging heeft of waar u uw gewone verblijfplaats hebt. 

U kunt deze rechten te allen tijde uitoefenen of contact met ons opnemen voor een verzoek of klacht met betrekking tot de bescherming van uw gegevens:

– door de context van uw verzoek te sturen naar de Functionaris voor gegevensbescherming op het volgende adres: privacy.be@pluxeegroup.com of ;

– door het Online-formulier in te vullen.

 

KINDEREN

Kinderen hebben met betrekking tot hun Persoonsgegevens recht op specifieke bescherming, aangezien zij zich allicht minder bewust zijn van de betrokken risico’s, gevolgen en waarborgen en van hun rechten in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. Die specifieke bescherming moet met name gelden voor de Gegevensverwerking van kinderen voor marketingdoeleinden of voor het opstellen van persoonlijkheids- of gebruikersprofielen en het verzamelen van Persoonsgegevens over kinderen bij het gebruik van rechtstreeks aan kinderen verstrekte diensten.

Indien een toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt vereist is, verzamelen en verwerken we geen Persoonsgegevens van kinderen zonder deze toestemming. Meer bepaald maken we geen reclame bestemd voor kinderen en verlenen wij geen diensten aan kinderen, behalve voor specifieke diensten en met de toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt. Indien u meent dat wij per vergissing Persoonsgegevens van kinderen verzameld hebben, vragen wij u ons hiervan op de hoogte te brengen via onderstaande contactgegevens.

 

WIJZIGING

Af en toe kunnen we ons beleid inzake Gegevensbescherming updaten, daar onze activiteiten en de wettelijke verplichtingen substantieel kunnen veranderen. Indien we belangrijke wijzigingen aan dit beleid aanbrengen, zullen we dit op onze website meedelen wanneer de wijzigingen van kracht gaan. Indien nodig zullen we u rechtstreeks informeren over de wijzigingen.

 

ONS CONTACTEREN

Indien u vragen, opmerkingen of verzoeken heeft in verband met huidig beleid, kunt u hen verzenden aan uw Local Special Data Protection Point of Contact via het volgende emailadres : privacy.be@pluxeegroup.com.

 

DEFINITIES

Betrokkene: elke geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon waarvan de Persoonsgegevens worden verwerkt.

Derde land: elk land, grondgebied of sector gedefinieerd in dat land, buiten de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER).

Derde persoon: betekent elke bedrijf of andere entiteit niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

Europese wetgeving inzake gegevensbescherming of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Group Data Protection Officer betekent de persoon die met goedkeuring van het Directiecomité van de Pluxee Group is aangesteld om verantwoordelijk te zijn voor aangelegenheden met betrekking tot de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens op het niveau van de Pluxee – groep.

Local Special Data Protection Point of Contact betekent de persoon die door een Pluxee-entiteit werd aangesteld en die belast is met het behandelen van plaatselijke vragen in verband met privacy. Die contactpersoon maakt deel uit van het Global Data Protection Network.

Persoonsgegevens betekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerker: betekent de  persoon of orgaan die/dat ten behoeve van en onder de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt

Verwerkingsverantwoordelijke betekent elke natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking of Verwerking van Persoonsgegevens betekent een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Gevoelige Persoonsgegevens en andere Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: betekent alle Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Onder deze definitie vallen ook de Persoonsgegevens die betrekking hebben op strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Pluxee-groep betekent elke entiteit die rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd wordt, onder voorwaarden voorzien door de wet, door Pluxee S.A., naamloze vennootschap onder Frans recht, met maatschappelijke zetel gevestigd te 255, Quai de la Bataille de Stalingrad – 92130 Issy-les-Moulineaux, ingeschreven in het handelsregister van “les Sociétés de Nanterre” onder het nummer 301 940 219.

Toezichthoudende Autoriteit betekent een door een lidstaat ingevolge de AVG ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie.