Het volgende beleid informeert u over de verbintenissen van SODEXO BELGIUM op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens. SODEXO BELGIUM behoort tot Sodexo Group (hierna ‘SODEXO’).
SODEXO bouwt sterke, duurzame relaties op met zijn klanten, partners en consumenten, gebaseerd op wederzijds vertrouwen: SODEXO maakt er een absolute prioriteit van dat hun persoongegevens veilig en vertrouwelijk blijven.
SODEXO verbindt zich ertoe alle toepasselijke wettelijke- en regelgevende bepalingen inzake de bescherming van Persoonsgegevens na te leven.
SODEXO hanteert een zeer strikt privacybeleid om de bescherming te garanderen van de persoonsgegevens van iedereen die zijn websites, portalen, applicaties en platforms (onze ‘Sites’) gebruikt.
SODEXO neemt de bescherming van uw Persoonsgegevens zeer ernstig.
Wij hebben dit beleid ontwikkeld om u te informeren over de voorwaarden waaronder wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken en beschermen op onze Sites en in het kader van de diensten die worden aangeboden door SODEXO BELGIUM (de ‘Diensten’). Dit beleid heeft betrekking op alle gebruikers, met inbegrip van degenen die de Site en de Diensten gebruiken zonder geregistreerd te zijn of zich te abonneren op een specifieke dienst of account (hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Gebruikers’).
Lees het zorgvuldig om te weten welke categorieën Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, hoe wij deze Persoonsgegevens gebruiken en met wie wij ze kunnen delen. Dit beleid beschrijft ook uw rechten en hoe u contact met ons kunt opnemen om deze rechten uit te oefenen of om ons vragen te stellen over de bescherming van uw Persoonsgegevens.
Dit beleid kan worden gewijzigd, aangevuld of bijgewerkt, met name om te voldoen aan eventuele wet- en regelgeving, jurisprudentie of technische ontwikkelingen. Uw Persoonsgegevens zullen echter altijd worden verwerkt in overeenstemming met het beleid dat van kracht was op het moment dat de gegevens werden verzameld, tenzij een dwingend wettelijk voorschrift anders bepaalt en met terugwerkende kracht moet worden toegepast.
De verwerkingsverantwoordelijke is: SODEXO BELGIUM NV, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel.
Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtstreeks (met name via de gegevensverzamelingsformulieren op onze Site) of onrechtstreeks via onze dienstverleners en/of technologieën op onze Site verzamelen.
Wij verbinden ons ertoe uw toestemming te vragen en/of u de mogelijkheid te bieden het gebruik van uw gegevens voor bepaalde doeleinden te weigeren telkens wanneer dat nodig is.
U wordt in ieder geval op de hoogte gebracht van de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld via de verschillende onlineformulieren voor gegevensverzameling en via het Cookiebeleid.
Wij kunnen in het bijzonder de volgende soorten Persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
De persoonsgegevens die in de formulieren voor het verzamelen van gegevens met een asterisk zijn aangegeven, zijn verplicht omdat zij noodzakelijk zijn om de geplaatste bestellingen te kunnen uitvoeren. Wanneer deze verplichte informatie ontbreekt, kunnen deze transacties niet worden verwerkt.
Nadere bijzonderheden over de verschillende gegevens die voor de verschillende doeleinden worden verzameld, zijn te vinden in het overzicht (bijlage 1).
Persoonsgegevens kunnen worden verzameld voor de volgende algemene doeleinden:
Bovendien kunt u op de pictogrammen van sociale netwerken zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, enz. klikken, die op onze Sites verschijnen.
Wanneer u op deze pictogrammen klikt, kunnen wij toegang krijgen tot de Persoonsgegevens die u openbaar heeft gemaakt en die toegankelijk zijn via uw profielen op de sociale netwerken in kwestie. Wij creëren noch gebruiken afzonderlijke databases van deze sociale netwerken op basis van de Persoonsgegevens die u daar heeft gepubliceerd, en wij verwerken langs deze weg geen Persoonsgegevens die betrekking hebben op uw privéleven.
Indien u niet wilt dat wij toegang hebben tot uw Persoonsgegevens die u in de openbare ruimten van uw profiel of uw sociale accounts publiceert, dan dient u gebruik te maken van de procedures die door de sociale netwerken in kwestie worden aangeboden om de toegang tot deze informatie te beperken.
Deze links naar andere websites kunnen niet worden beschouwd als het volgen van surfgedrag en wij wijzen elke verantwoordelijkheid af met betrekking tot de praktijken inzake de bescherming van Persoonsgegevens die worden toegepast door deze derde bedrijven, die ieder op zich optreden als Gegevensverwerker. Zodra u onze Site verlaat of op het logo/de link naar een van deze sociale netwerken klikt, is het uw verantwoordelijkheid om het privacybeleid te controleren dat van toepassing is op dat andere platform.
Wij verwerken uw Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en het beheer van onze contractuele relatie met u, in ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit en de operationele uitmuntendheid van de Diensten die wij u aanbieden te verbeteren of om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, al naargelang het doel van de verwerking.
Uw Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van uw voorafgaande toestemming indien onder bepaalde omstandigheden uw toestemming zou worden gevraagd (bv. met betrekking tot gezondheidsgegevens of voor bepaalde soorten Cookies).
De veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Daarom hebben alleen leden van ons personeel toegang tot uw Persoonsgegevens en dit uitsluitend voor zover dit strikt noodzakelijk is om uw bestellingen te verwerken of de gevraagde Diensten te verlenen. Wij zien erop toe dat de personen die gemachtigd zijn de Persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.
Wij zullen uw Persoonsgegevens niet doorgeven aan onbevoegde derden. We kunnen uw Persoonsgegevens echter delen met entiteiten binnen SODEXO en met geautoriseerde dienstverleners (bijvoorbeeld: technische dienstverleners [hosting, onderhoud], consultants, enz.) op wie wij eventueel een beroep doen voor het verlenen van onze Diensten.
Wij zorgen ervoor dat elke openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan een bevoegde dienstverlener wordt omkaderd door een gegevensverwerkingsovereenkomst, die de in dit beleid vastgestelde verbintenissen weerspiegelt. Wij geven onze dienstverleners geen toestemming om uw gegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve voor zover dat nodig is om de Diensten namens ons te leveren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorts kunnen wij uw Persoonsgegevens delen (i) indien de wet of een wettelijke procedure ons daartoe verplicht, (ii) in antwoord op een verzoek van overheidsinstanties of andere functionarissen of (iii) indien wij van mening zijn dat het doorgeven van deze gegevens noodzakelijk of gepast is om lichamelijke schade of financieel verlies te voorkomen of met betrekking tot een onderzoek naar een vermoedelijke of bewezen onwettige activiteit.
Wij bewaren uw Persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt. Deze periode kan, in voorkomend geval, worden verlengd met de periode die is voorgeschreven door enigerlei toepasselijke wettelijke of regelgevende bepalingen.
Om de bewaartermijn van uw Persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met verschillende criteria, zoals:
Als algemene regel geldt dat wij geen gevoelige persoonsgegevens verzamelen via onze Sites. ‘Gevoelige persoonsgegevens’ zijn alle informatie betreffende iemands raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gezondheid of gegevens betreffende het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon. Deze definitie omvat ook persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
In het geval dat het strikt noodzakelijk zou zijn om dergelijke gegevens te verzamelen om het doel te bereiken waarvoor de verwerking wordt uitgevoerd, zullen wij dit doen in overeenstemming met de lokale wettelijke vereisten voor de bescherming van Persoonsgegevens en, in het bijzonder, met uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en onder de voorwaarden die in dit beleid worden beschreven.
Onze Site is bedoeld om gebruikt te worden door meerderjarige personen die volgens de wetgeving van het land waarin zij zich bevinden, bevoegd zijn om een contract te sluiten.
Kinderen die jonger zijn dan 13 jaar of die niet handelingsbekwaam zijn, moeten toestemming hebben van hun wettelijke voogden voordat zij hun Persoonsgegevens op de Site kunnen verstrekken.
De leeftijdsgrens kan verschillen naar gelang van de plaatselijke wetgeving in uw gewone verblijfplaats.
Aangezien SODEXO een internationale groep is, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan interne of externe ontvangers die gemachtigd zijn om namens ons Diensten ons uit te voeren. Deze ontvangers bevinden zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, die een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden.
Om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de aldus doorgegeven persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze gegevens een passende bescherming krijgen, zoals het sluiten van overeenkomsten inzake gegevensoverdracht met de ontvangers van uw persoonsgegevens op basis van de modelcontractbepalingen (‘SCC's’) van de Europese Commissie of andere geldige doorgiftemechanismen en voeren wij, overeenkomstig het arrest van het Europees Hof van Justitie van 16 juli 2020 ‘Schrems II’ (zaak C 311-18) en met de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming, een risicobeoordeling van de doorgegeven gegevens uit. Indien u een exemplaar wenst te ontvangen van de garanties die worden toegepast om de doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte te beveiligen, raadpleeg dan de paragraaf ‘Hoe contact met ons opnemen’.
SODEXO verbindt zich ertoe uw rechten onder de toepasselijke wetgeving te beschermen. Hieronder vindt u een tabel met een overzicht van uw verschillende rechten:
U kunt te allen tijde een van de bovengenoemde rechten uitoefenen of contact met ons opnemen met vragen of problemen in verband met gegevensbescherming op het volgende adres: dataprivacy.oss.be@sodexo.com.
Wij treffen alle mogelijke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om tijdens de verwerking van uw Persoonsgegevens de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.
Daartoe nemen wij alle nodige voorzorgsmaatregelen gezien de aard van de Persoonsgegevens en de risico's die verbonden zijn aan de verwerking ervan, teneinde de gegevens te beveiligen en met name vervalsing, beschadiging of ongeoorloofde toegang door derden te voorkomen (fysieke beveiliging van de lokalen, authentificatieprocedures met persoonlijke, beveiligde toegang via identificatiemiddelen en vertrouwelijke wachtwoorden, een aanmeldlogboek, versleuteling van bepaalde gegevens, enz.)
Indien wij voor de gehele of gedeeltelijke Verwerking van uw Persoonsgegevens een contract sluiten met Verwerkers, eisen wij bovendien dat onze dienstverleners met ons een contractuele overeenkomst sluiten om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen van de Persoonsgegevens die wij aan hen doorgeven of die zij namens ons verzamelen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens.
Wij voeren regelmatig audits uit om na te gaan of de regels met betrekking tot de beveiliging van uw Persoonsgegevens correct worden toegepast.
Niettemin bent u ook verantwoordelijk voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens. Wij vragen u dan ook om waakzaam te blijven, vooral wanneer u gebruik maakt van een open systeem zoals het internet.
Af en toe plaatsen wij links naar andere platformen voor praktische en informatieve doeleinden. Deze platformen opereren onafhankelijk van onze Sites en staan niet onder onze controle. Deze platformen hebben hun eigen privacybeleid of gebruiksvoorwaarden. Wij raden u ten zeerste aan deze te lezen. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud op deze platformen, voor de producten en diensten die er eventueel worden aangeboden of voor enig ander gebruik ervan.
Wij kunnen dit beleid bijwerken of wijzigen indien en wanneer dat nodig is. In dat geval worden wijzigingen pas van toepassing na een periode van dertig werkdagen vanaf de datum van de wijziging. Raadpleeg deze pagina van tijd tot tijd als u op de hoogte wilt blijven van eventuele wijzigingen.
Indien u zich via onze Site op bepaalde diensten heeft geabonneerd en u niet langer e-mails wenst te ontvangen, raadpleeg dan de ‘uitschrijfpagina’ in verband met de dienst waarop u bent geabonneerd.
Indien u vragen of opmerkingen heeft over dit beleid, dan kunt u steeds contact met ons opnemen op het volgende adres: dataprivacy.oss.be@sodexo.com.
Laatst bijgewerkt: 1 juni 2024