Hoe maak je vergaderingen inclusiever? 6 tips om elk talent alle kansen te geven 

people speaking

Vergaderingen zijn het kloppende hart van een bedrijf. Daar borrelen ideeën op, smeden mensen banden en nemen ze beslissingen. Maar soms heerst er een dynamiek van exclusie, als minderheidsopinies worden genegeerd of iemand steeds wordt onderbroken. Of het vergaderformat is ongeschikt. Hoe creëer je een veilige omgeving, zodat vergaderingen de collectieve prestaties bevorderen?

 

In inclusieve meetings krijgt iedereen de kans om bij te dragen met ideeën en meningen. Maar dan mag er geen enkele vorm van ongelijkheid de bovenhand krijgen en al zeker geen genderongelijkheid. Al te vaak zijn bovendien het vergaderformat, de plek of het tijdstip ongeschikt of voelen de deelnemers zich geremd door slecht beheer van de spreektijd. Zo blijft veel potentieel onbenut en daalt het welzijn van de teams. Toch biedt inclusiviteit veel tastbare voordelen, bijvoorbeeld omdat teams die zich veilig voelen doorgaans beter presteren. De vraag luidt dus: hoe kunnen we uitsluitingspraktijken tegengaan? De volgende zes tips wijzen de weg naar meer inclusiviteit in uw vergaderingen.

  1. Aanloop goed voorbereiden

Verstuur om te beginnen tijdig de agenda en vermeld daarin de onderwerpen, doelstellingen en te nemen beslissingen. Vraag de deelnemers ook om op voorhand hun bijdrage in te dienen. Een goede voorbereiding geeft op de vergadering meer zelfvertrouwen, zeker aan wie wat meer tijd nodig heeft om informatie te verwerken of het woord te nemen. Hanteer de agenda als een hefboom om efficiënter te vergaderen. Want bijna 40%1 van alle vergaderingen zou volgens een enquête over irrelevante onderwerpen gaan of nutteloos zijn.

  1. Toegankelijkheid op allerlei manieren garanderen

Toegankelijkheid is een veelkoppig monster. Ruim eerst een aantal concrete obstakels uit de weg, bijvoorbeeld met hybride vergaderingen, zodat ook medewerkers (met een handicap) van thuis uit kunnen deelnemen. Stimuleer het gebruik van visuals (slides, schema’s, enz.) om ideeën te verduidelijken. In Frankrijk zou 90% van de werknemers ontevreden zijn over de toegankelijkheid van de werkplek, inclusief de vergaderruimte. Kies dus zorgvuldig lokaal en tijdstip en hou rekening met de privéverplichtingen van medewerkers.

  1. Een veilige omgeving creëren

Een vergadering hoeft geen kumbaya-moment te zijn en meningen mogen gerust botsen. Maar elke discussie moet wel respectvol, evenwichtig en constructief blijven. Stel de deelnemers voor, leg de voornaamste regels uit (respect, vertrouwelijkheid, enz.) en stel iemand aan die de spreektijd in het oog houdt, de agenda beheert of een samenvatting maakt. Met duidelijke richtlijnen voelt iedereen zich verantwoordelijk en betrokken. Dit is essentieel, want psychologische veiligheid is cruciaal voor succesvolle teams, zoals het Aristoteles-project van Google heeft aangetoond. Teams die zich psychologisch heel veilig voelen, halen een 19% hogere productiviteit en zijn 31% innovatiever.

meeting room

Inclusief vergaderen betekent iedereen de kans geven om zich uit te spreken en bij te dragen.

  1. Spreektijd structureren

De rol van de moderator is cruciaal. Hij of zij leidt het gesprek op een neutrale, deskundige en proactieve manier, waakt over de groepsdynamiek en compenseert vooroordelen die sommige deelnemers onzichtbaar maken. Zo zouden mannen 75%2 van de spreektijd claimen en 23% vaker een vrouwelijke dan een mannelijke collega onderbreken. Er bestaan nochtans eenvoudige technieken, zoals iedereen om de beurt evenveel spreektijd geven, om ook introverte, stille of minder zelfverzekerde deelnemers bij de discussie te betrekken en onderbrekingen beter onder controle te houden. De moderator werpt zo een dam op tegen informele machtsstrategieën en het risico dat de meest assertieve deelnemers het gesprek domineren.

  1. Inbreng langs diverse kanalen mogelijk maken

Niet iedereen is even welbespraakt en het is goed om ook daarmee rekening te houden als het over spreektijd gaat. Waarom zou je medewerkers geen alternatieve kanalen aanbieden om hun mening te geven? Denk aan live chatten, samenwerken aan een document, (al dan niet anonieme) peilingen, enz. Zo krijgt iedereen de kans om zich uit te drukken, ook wie dat liever schriftelijk doet. Sociale interactie vraagt namelijk veel energie van Introverte mensen, die 30 tot 50% van de bevolking uitmaken. Zij communiceren liever schriftelijk.

  1. Continu waarderen, opleiden en aanpassen

Inclusief vergaderen is het einddoel van een traject dat je samen aflegt. Geef bijvoorbeeld (na de vergadering) anonieme feedback, benoem wat er beter kan en bevorder inclusieve praktijken. Het einde van elke vergadering is een belangrijk moment om elke bijdrage publiekelijk te erkennen en te voorkomen dat mensen zich ideeën van andere toe-eigenen. Zo weten we dat ideeën van vrouwen vaak onderbelicht blijven omdat mannen ermee aan de haal gaan. Dit staat bekend als het Mathilda-effect. Tot slot zijn ook opleiding en bewustmaking belangrijk, als efficiënte hefbomen om inclusiviteit te bevorderen.
 

1 Volgens een recente studie door Protime, specialist in tijdbeheer en personeelsplanning, samen met marktstudiebureau Ivox.
2 Een verschijnsel dat ook wel “manterrupting” wordt genoemd en waaraan onder andere een omvangrijk onderzoek in het Verenigd Koninkrijk en vele andere studies zijn gewijd.