Alle bonnetjes verzamelen en een onkostennota opstellen … zowel voor de werknemer als voor de werkgever, die ze moet controleren en bijhouden, is dit een zware klus. Gelukkig maken digitale oplossingen alles nu veel eenvoudiger.
Als het einde van de maand in zicht komt, wordt in ontelbare bedrijven hetzelfde ritueel opgevoerd. De werknemer zoekt zijn tickets, bonnetjes en rekeningen bij elkaar om zijn onkostennota op te stellen. Aan dit vervelende werkje besteedt hij elke maand gemiddeld 2 tot 3 uur. En het bedrijf, dat ze moet verifiëren en goedkeuren, bijna evenveel. Toch zijn er nu gebruiksvriendelijke digitale oplossingen waarmee je deze administratieve klus op enkele minuten klaart. Het Belgische bedrijf Xpenditure heeft bijvoorbeeld zo’n systeem ontwikkeld. Met een speciale app maakt de werknemer een foto van het bonnetje. De app haalt er de voornaamste informatie uit: datum, bedrag, munt, enz. Vóór de werknemer alles naar de bevoegde dienst van zijn bedrijf doorstuurt, kan hij nog informatie toevoegen, zoals de uitgavencategorie of de context.Werk met toegevoegde waarde krijgt voorrang
Hebben ook de bedrijven baat bij deze digitalisering? Absoluut, al was het maar omdat het welzijn van hun werknemers stijgt als die het gemakkelijker krijgen om een onkostennota in te dienen. Maar vooral administratief valt er veel winst te boeken:- Spreiding in de tijd: op elk ogenblik een bonnetje kunnen indienen geeft de boekhouding minder werk wanneer ze de loonfiches opmaakt.
- Automatische controle: het systeem spoort zelf dubbel ingevoerde tickets op en waarschuwt als een onkostennota niet voldoet aan de regels van het uitgavenbeleid.
- Compatibel met boekhoudsoftware: zodat het gemakkelijk is om de onkostennota’s te boeken. Ze hoeven niet meer manueel te worden ingevoerd.
- Eenvoudigere goedkeuring: alles verloopt via een link en een vakje om aan te kruisen in een beheerplatform. De nota en alle bonnetjes hoeven dus niet langer van bureau naar bureau te verhuizen.
- Certificatie: sommige oplossingen zijn gecertificeerd. Dit betekent dat digitale bestanden bewijskracht hebben, ook bij (fiscale) controles. Het bedrijf hoeft dus de papieren bonnetjes niet meer jarenlang bij te houden!
- Gemakkelijk te raadplegen: een gedigitaliseerd bonnetje blijft altijd leesbaar, terwijl de inkt op papier vaak vervaagt. Dat je maar even hoeft te klikken om een bonnetje op te roepen is ook een voordeel, bijvoorbeeld wanneer het bedrijf moet doorfactureren aan klanten of de btw in het buitenland recupereren.
- Werk met toegevoegde waarde: dit is de kers op de taart. Door een hele reeks processen te vereenvoudigen kunnen medewerkers op de boekhouding zich focussen op werk met echte toegevoegde waarde voor het bedrijf.
