De coronacrisis heeft de manier waarop we kijken naar onze manier van werken en hoe we ons kantoor inrichten ingrijpend veranderd. Om je te helpen bij het vormgeven van je nieuwe en hernieuwde kantoren, vertelt Sodexo Benefits & Rewards je graag over zijn visie en eigen ervaringen.
Niemand twijfelt er nog aan dat het coronavirus alles op zijn kop heeft gezet. Ook het kantoorleven kon niet aan deze storm ontsnappen: de voorbije maanden is thuiswerk enorm toegenomen en dat heeft vanzelfsprekend ook gevolgen voor de inrichting van de kantoren en de relaties met collega’s.
Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat de positie van het kantoor in de maatschappij van morgen in vraag wordt gesteld. De pandemie heeft niet alleen gevraagd om een nieuwe manier van werken, maar leidde er ook toe dat de inrichting van bepaalde kantoren moest worden herbekeken.
Dat is ook het geval bij Sodexo Benefits & Rewards Services. Sinds half maart 2020 wordt zo goed als al het werk van thuis uit verricht. Zelfs profielen voor wie thuiswerk moeilijk leek, of zelfs nooit was overwogen, zijn vanop afstand beginnen werken. En dat is allemaal erg goed verlopen!
➤ De invloed van thuiswerk op kantoorinrichting
Een terugkeer naar vroeger lijkt vandaag onmogelijk in te beelden. Al die verloren tijd in de files van en naar het werk. De ogen sluiten voor de mobiliteitsproblemen om Brussel in en uit te geraken. Naar het werk gaan voor een routineuze taak die evengoed van thuis uit had kunnen verricht zijn. Die gewoontes maken definitief deel uit van een andere tijd: die van voor het coronavirus. Bij Sodexo Benefits & Rewards Services zijn lessen getrokken. Ook de inrichting van de kantoren is daardoor ingrijpend veranderd.
“Thuiswerk werkt echt”, legt Tonia Gaggini uit, HR Director bij Sodexo Benefits & Rewards Services. “Maar enkel thuiswerken kan ongezond worden. Medewerkers hebben er behoefte aan elkaar te zien, met elkaar te spreken en dingen met elkaar te delen. Teamspirit is een belangrijke waarde voor ons met een reëel nut. We willen dit dus zeker onderhouden.”
➤ Oprichting van een task force om de kantoorinrichting te herbekijken
Een task force bestaande uit 40 vrijwillige medewerkers werd opgericht om de inrichting van de kantoren te herbekijken. Het doel: werkgroepen creëren om na te denken over een toekomstvisie op werken. Hoe zien we onszelf werken binnen drie jaar? “Eens die vraag was gesteld, konden we een echte visie ontwikkelen”, vertelt Tonia Gaggini. “In de toekomst zal elke medewerker het recht hebben om te kiezen waar hij of zij werkt, in alle vertrouwen en in het belang van iedereen.”
Gedaan dus met naar het kantoor te gaan omdat dit nu eenmaal moet. In de toekomst zal men bij Sodexo Benefits & Rewards Services naar het kantoor komen omdat dat zin heeft: voor de medewerker, voor zijn collega’s en voor het bedrijf.
➤ 6 te onderzoeken werkpunten om de kantoren in te richten volgens de nieuwe visie
Om deze visie te concretiseren werden 6 werkpunten geïdentificeerd:
- Hoe moet de werkomgeving heringericht worden?
- Hoe kunnen we ons aanpassen aan telewerken met de juiste technologische tools?
- Hoe houden we de bedrijfscultuur levendig?
- Hoe onderhouden we onze vaardigheden?
- Welke houding moet de teamverantwoordelijke aannemen?
- Welke principes moeten nageleefd worden opdat werken en samenwerken optimaal verlopen, waar men ook werkt?
Vertrekkend van deze collectieve intelligentie hebben kleine werkgroepjes zich over elk van de 6 werkpunten gebogen. De groepjes werden samengesteld uit medewerkers van alle verschillende departementen en alle niveaus.
Ik speelde de rol van facilitator", verduidelijkt de HR Director. "De task force bleek ongelooflijk efficiënt. In een paar maanden tijd hebben we onze werkplekken gereorganiseerd, richtlijnen gedefinieerd en verschillende technologische hulpmiddelen getest, zodat we enkel de beste konden weerhouden.
➤ Einde van de afzondering per departement: iedereen onder elkaar
Thuiswerken wordt nog steeds sterk aangeraden bij Sodexo. Maar wanneer medewerkers terug zullen keren naar de kantoren, zal de werkomgeving volledig veranderd zijn. “Het is essentieel om de werkruimtes aan te passen. Als de medewerkers in hun oude werkomgeving terugkeren, zullen ook de slechte gewoontes snel weer opgepikt worden.”
Bij ‘slechte gewoontes’ denken we meteen aan de afzondering per departement, wat medewerkers ervan weerhoudt om met collega’s van andere departementen te interageren. Als de teams zich opnieuw binnen hun departement innestelen, riskeren andere collega’s zich bovendien verplicht te voelen om elke dag naar het kantoor te komen, omdat komen werken opnieuw de norm is geworden.
Om dit probleem een halt toe te roepen, worden de werkruimtes voortaan niet meer per departement ingericht, maar per werkzone.
➤ Ruimtes ingedeeld per werkzone
De drie werkverdiepingen bij Sodexo Benefits & Rewards Services werden volledig heringericht.
- Een ‘Team’-zone waarin men zich onder collega’s bevindt, en dus niet langer afgezonderd per departement.
- Een ‘stilte’-zone voor rust en focus op de uit te voeren taak.
- Een ‘call’-zone met 70 plaatsen, open voor alle medewerkers die omwille van hun rol vaak moeten bellen.
- Een ‘brainstorm’-zone uitgerust met zetels, tafels en grote borden. Deze zone kan interactief gebruikt worden en laat teams toe om met elkaar van ideeën te wisselen.
Elke zone draagt een kleur, aangeduid door specifieke bewegwijzering. De gekleurde kaders hangen 20 cm onder het plafond en bakenen een ruimte af. Een uitstekende manier om de werkruimte extra energie te geven. En dat voor een minimale kost: er werden geen nieuwe burelen aangekocht, hun indeling werd ‘eenvoudigweg’ herdacht.
➤ Coconnetjes voor vertrouwelijke telefoongesprekken
Op elke verdieping bieden kleine coconnen medewerkers de mogelijkheid om zich af te zonderen voor vertrouwelijke telefoongesprekken. De werktijd is er evenwel beperkt tot maximaal 3 uur per dag. “Als je naar het kantoor komt om de hele dag in een cocon te blijven, kan je evengoed thuisblijven”, glimlacht Tonia Gaggini.
In het kader van de coronacrisis laat deze nieuwe indeling de medewerkers ook toe om de gezondheidsmaatregelen en social distancing na te leven. Aangezien de ruimtes niet zijn afgesloten met deuren, zijn uitwisselingsmomenten zonder maskerplicht makkelijker te organiseren.
➤ Tot slot: 3 tips om je kantoor in te richten tijdens de coronacrisis
De volgende 3 tips komen goed van pas wanneer je de inrichting van een kantoor wil aanpassen:
- Betrek vrijwillige medewerkers bij het denkproces
- Laat je bijstaan door een preventieconsulent die de na te leven gezondheidsmaatregelen door en door kent
- Steun op een ‘Facilities’ team voor de herinrichting
