Sven Marinus, CEO van Sodexo Benefits & Rewards Services Belgium & Luxembourg, stelde zichzelf die vraag. Hij zocht een efficiënte manier om zijn teamleden te helpen bij het delen van ideeën en behalen van doelen – of ze nu van thuis uit of op kantoor werken. Hieronder lees je hoe hij vandaag naar dit vraagstuk kijkt.
➤ 90% van onze medewerkers doet aan thuiswerken
De covid-19-crisis zette alles op zijn kop. Het heeft bij Sodexo ook alles in een stroomversnelling gebracht. Vandaag kunnen we ons nog maar moeilijk inbeelden hoe een organisatie kan functioneren zonder een gezonde dosis thuiswerk.
Onze laatste interne bevraging toont aan dat 10% van onze medewerkers niet thuis kan óf wil werken. Voor een andere groep krijgt telewerk dan weer de voorkeur.
Daarom hebben we goed nagedacht over hoe het nu verder moet. Hoe kunnen we tegemoet komen aan die nieuwe verwachting, zonder sociale relaties en teamdynamieken onder druk te zetten?
➤ De combo van afstandswerk en face-to-face was geen succes
Een brainstorm of presentatie organiseren waarbij sommigen thuis en anderen op kantoor zijn, is bijzonder ingewikkeld. Véél ingewikkelder dan een meeting die volledig op locatie of digitaal plaatsvindt. In een gecombineerde situatie heeft niet iedereen een gelijkwaardige positie. Dat is nochtans belangrijk, zeker in meetings waarin ideeën en meningen worden gedeeld.
Het is een algemeen gegeven dat zij die er niét fysiek bij zijn, minder betrokken worden. Het is moeilijk om niet buiten de groep te vallen, of zaken verder te bespreken rond de koffiemachine.
Daarom vermijden we hybride vergaderingen. We kiezen ervoor om enkele vaste kantoordagen af te wisselen met vaste telewerkdagen.
➤ Nieuwe manier van werken vanaf 4 oktober
Concreet betekent dat het volgende. Tijdens een pilootfase – die in de komende weken van start gaat – vragen we onze medewerkers om op maandag(namiddag) naar kantoor te komen voor projecten en cross-departement meetings.
Op dinsdag worden ze op kantoor verwacht voor afdelingsvergaderingen. Die zouden elkaar niet mogen doorkruisen, aangezien elke medewerker deel uitmaakt van één departement.
Zo krijgen ze de kans om samen te eten en elkaar tegen het lijf te lopen bij het koffieapparaat. Kortom, om te werken in een sfeervol hoofdkantoor, tussen de collega’s. En tegelijkertijd de samenhorigheid terug te voelen die we het voorbije anderhalf jaar zo hebben gemist.
Ook op donderdag zijn de leden van de Raad van Bestuur aanwezig op kantoor. Dat wordt onze co-working-dag waarop we beschikbaar zijn voor elkaar én voor medewerkers die face-to-face zaken willen bespreken. De overige dagen kunnen teamleden ervoor kiezen om thuis te werken. Dat geldt ook voor de leden van de Raad van Bestuur, zoals ikzelf.
Als CEO moet ik daarin immers het juiste voorbeeld geven. Als ik het ook doe, ervaren teamleden dat het écht ok is om thuis te werken.
➤ Vertrouwen in je team: de sleutel tot succes
Deze nieuwe organisatie impliceert dat we vertrouwen schenken aan onze teams, die op zichzelf behoorlijk autonoom werken. Autonomie en respect zijn waarden die we al voor de crisis uitdroegen bij Sodexo. Onze aanpak rond collectieve intelligentie én onze eerdere afspraken rond telewerk zijn daarvan een mooi bewijs.
Deze nieuwe organisatie vereist echter ook het beperken en efficiënt managen van vergaderingen. Heldere agenda’s en doelstellingen zijn cruciaal. Dat betekent niet dat additionele meetings op andere dagen niet toegelaten zijn. Integendeel: een call via Teams om kort de violen te stemmen, kan zeker een toegevoegde waarde hebben voor bepaalde onderwerpen.
➤ De manier van vergaderen moet slim gekozen worden
Elk type meeting – of het nu gaat om face-to-face of virtueel – heeft z’n sterktes en mogelijkheden. We moeten goed nadenken over welke optie we kiezen, en waarom.
Teams is bijvoorbeeld perfect geschikt voor internationale vergaderingen of meetings met het hoofdkantoor in Parijs. Ook voor communicatie naar alle medewerkers tegelijk is dit een geweldige tool, door de uniformiteit in je boodschap en de gevarieerde mogelijkheden tot infodelen.
Ook praktisch zijn er voordelen: zo kan elke individuele medewerker in virtuele meetings vragen stellen via chat, stemmen via een live poll of zelfs op een later moment een opname van de vergadering (her)bekijken.
➤ Niets staat in steen gebeiteld: uitproberen en leren
Door onszelf op deze manier te organiseren, hopen we een raamwerk te creëren waarin elke medewerker het beste van beide werelden kan beleven. We combineren teamwerk en sociaal contact met telewerken én efficiënte operaties op persoonlijk en teamniveau. Eén ding is wel zeker: niets staat in steen gebeiteld. Alles hangt af van onze collectieve intelligentie.
Als deze aanpak werkt, zetten we hem door. Als blijkt dat er zaken verbeterd kunnen worden of dat bepaalde dingen niet aan onze verwachtingen voldoen, sturen we bij.
Alleen zo kunnen we onze nieuwe definitie van hybride werken écht vormgeven.
