Gids: Een vlotte samenwerking met en tussen je medewerkers op afstand

1. Stel een thuiswerkcharter op

Neem de tijd om samen met je medewerkers enkele basisregels op te stellen:

• Bepaal de tijdstippen waarop iedereen beschikbaar is (als die afwijken van de normale werkuren)

Deze tijdstippen kunnen variëren in functie van ieders persoonlijke verplichtingen. Daarom moet het voor iedereen duidelijk zijn wanneer iemand beschikbaar is of zal zijn (status op instant messaging, online agenda …).

Gebruik net als altijd e-mails en de telefoon, maar vul dit bijvoorbeeld aan met een WhatsApp-groep. Dat kan nuttig zijn om met meerdere mensen tegelijk te praten. Bovendien kan je er wat informeler met elkaar praten, wat dat vervelende gevoel van isolement kan doorbreken. Videoconferentietools als Skype, Zoom of BlueJeans maken het mogelijk om uitwisselingen menselijker te maken en om de emoties van je gesprekspartner juister in te schatten.

• Leg vast wanneer en hoe vaak vergaderingen plaatsvinden

We raden je aan om de dag te beginnen met een samenvatting, per telefoon of via videoconferentie. Je kan tijdens deze startvergadering bijvoorbeeld vragen hoe iedereen zich voelt, waaraan iemand vandaag gaat werken en tegen welke moeilijkheden hij of zij momenteel aanloopt. Het doel is om de onderlinge band sterk te houden, om je team te steunen en je medewerkers de kans te bieden hun emoties te uiten. Dit is ook het ideale ogenblik om de teamspirit aan te wakkeren! Bied hen tot slot de kans om zelf methodes en aanpassingen voor te stellen die het telewerken kunnen verbeteren.

• Wat als het charter niet wordt nageleefd?

Dit charter helpt je medewerkers om allemaal op dezelfde golflengte te blijven. Dat is cruciaal voor de cohesie van het team. Als het charter niet wordt nageleefd, moet daar ook op gewezen worden, net zoals je zou doen bij ongepast gedrag op de werkvloer. Ook een thuiswerkende medewerker mag gerust tot de orde geroepen worden. De tolerantie ligt voor thuiswerk eenvoudigweg op net hetzelfde niveau als in normale omstandigheden: je hoeft niet meer te tolereren, maar ook niet minder. Toch raden we, gezien de uitzonderlijke omstandigheden en context van het huidige verplichte isolement, enige welwillendheid aan, met name voor werknemers die moeten werken met jonge kinderen thuis.

2. Hou regelmatig contact

Als teamleider neem je best veelvuldig contact op met je teamleden om de voortgang van hun taken bij te houden, maar ook om hen steun en advies te bieden wanneer ze daar nood aan hebben. Houd je one-to-ones aan (vergaderingen tussen een manager en een medewerker) en vergader liever wat vaker en korter dan anders. Let er evenwel op dat je niet gaat overcontroleren! Neem steeds contact op uit zorgzame overwegingen, niet om te controleren.

3. Schenk vertrouwen

Ook al zijn er gemeenschappelijke regels die door iedereen op dezelfde manier moeten worden nageleefd, het is belangrijk flexibel te blijven.

4. Speel kort op de bal en deel belangrijke informatie

Werknemers moeten weten dat ze op hun leidinggevende kunnen vertrouwen. Als je een dringend bericht ontvangt, is het essentieel dat je hier snel op reageert.

Gebruik de vastgelegde communicatiekanalen om belangrijk nieuws zo snel mogelijk te communiceren. Zo voorkom je dat er ongemakkelijke situaties ontstaan door een gebrek aan informatie. Zonder informatie kan een werknemer immers het gevoel dat hij of zij aan zijn lot wordt overgelaten.

5. Bied waardering voor goed uitgevoerd werk

Sommige initiatieven, of sommige bijzonder goed uitgevoerde taken, verdienen erkenning. Aarzel dus niet om je waardering te uiten voor goed werk en behaalde successen.

6. Bevorder samenwerken op afstand

Het is belangrijk dat de leden van je team leren samen te werken, zelfs wanneer ze niet samen zijn. Bevorder samenwerken op afstand door werkgroepen per thema of project aan te maken via samenwerkingsplatforms als Teams van Microsoft of Basecamp.

7. Gebruik project management-tools

Werken vanop afstand wordt zoveel eenvoudiger als je de juiste project management-tools gebruikt. Planner van Microsoft of Trello zijn nuttig om de taken van jouw team te coördineren. Ze verenigen alles wat je nodig hebt om projecten op afstand te coördineren: kalender, chat, commentaar … Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen en wanneer. Ze helpen je om niet alleen het overzicht te bewaren over je eigen activiteiten, maar ook over die van je team.

Deze tools zijn erg intuïtief te gebruiken, en bovendien vind je online tal van eenvoudige en doeltreffende tutorials om ermee aan de slag te gaan.

8. Geef aandacht aan het gevoel van samenhorigheid

Je kan de sfeer rond het koffieapparaat op het werk virtueel simuleren met een algemeen chatkanaal waarin medewerkers met elkaar kunnen bijpraten over belangrijke én lichtere onderwerpen, of grapjes kunnen maken om de sfeer te verlichten. Dit verbetert de teamspirit en het samenhorigheidsgevoel. De mobiele app WhatsApp leent zich hier bijvoorbeeld goed voor.

➤ Meer weten?

Online vind je nog veel meer handige en relevante info die je kan helpen om je team op afstand te beheren.

Dit zijn alvast enkele interessante bronnen:

Op www.collaborationsuperpowers.com vind je tal van tips, tools en ideeën over hoe je beter van op afstand kunt werken. De website bevat zelfs een onderdeel dat helemaal gewijd is aan COVID-19.

Bronnen: