Maaltijdcheques zijn een populair extralegaal voordeel in Belgische bedrijven. Precies daarom vallen de cheques binnen een strikt rechtskader. De wetgeving in een notendop.
➤ Het gebruik van maaltijdcheques
Een eerste belangrijk legaal aspect van maaltijdcheques is het gebruik ervan. Maaltijdcheques, of de Sodexo Lunch Pass, zijn een aanvulling op het netto loon van je werknemer. Deze kan de cheques enkel gebruiken voor de aankoop van voedingsmiddelen, gezonde lunches tijdens de middag of om ’s avonds lekker op restaurant gaan.
➤ De geldigheid van maaltijdcheques
Eens je werknemer zijn maaltijdcheques heeft ontvangen blijven deze 12 maanden geldig, waarbij de oudste cheques telkens als eerste worden gespendeerd. Indien de maaltijdcheques van je werknemer toch dreigen te vervallen, ontvangt deze 10 dagen vooraf een waarschuwing. Op die manier rest er voldoende tijd voor je medewerkers om hun resterende cheques nog te spenderen.
➤ De voorwaarden van maaltijdcheques
Niet enkel het gebruik van maaltijdcheques is aan banden gelegd. Ze zijn ook aan verschillende voorwaarden onderworpen. Wij zetten de belangrijkste (en bovendien wettelijke) voorwaarden alvast eens op een rijtje.
➤ Wie heeft recht op maaltijdcheques?
Ongetwijfeld de belangrijkste regel is het feit dat iedereen recht heeft op maaltijdcheques. Als werkgever kan je maaltijdcheques toekennen aan zowel bedienden als arbeiders, maar ook zelfstandigen hebben de mogelijkheid om zichzelf maaltijdcheques uit te keren.
➤ Een aanvulling op het nettoloon
Maaltijdcheques zijn in geen enkel geval een vervanging van het bruto of nettoloon van je werknemer, ze zijn er net een aanvulling op. Dat betekent dat jouw medewerkers ze bovenop hun loon ontvangen. Let wel op, het feit dat een nieuwe medewerker maaltijdcheques ontvangt, moet worden vastgelegd in een collectieve of individuele arbeidsovereenkomst.
➤ Een cheque per gepresteerde dag
Het toekennen van maaltijdcheques gebeurt per gewerkte werkdag. Als je werknemer 5 dagen in de week werkt, ontvangt deze dus 5 maaltijdcheques. In geval van afwezigheid ontvangt hij er geen. Op die manier werken maaltijdcheques niet enkel motiverend, maar vormen ze ook een goed middel tegen absenteïsme.
➤ Een variabele waarde
De maaltijdcheques die jij aan je medewerkers geeft, zijn ook onderworpen aan een vaste waarde. Als werkgever ben je vrij deze te bepalen en kan je de waarde eenvoudig bijstellen naar boven of beneden. De cheques zijn echter wel begrensd op 8 euro per cheque. Als werkgever betaal je op dat bedrag 6,91 euro, terwijl je werknemer zelf 1,09 euro bijdraagt. Het feit dat je werknemers maaltijdcheques ontvangen, dient ook op het loonfiche vermeld te worden. Maar op die manier kunnen je werknemers tot wel 160 euro extra per maand ontvangen.
➤ Fiscale voordelen
Gelukkig zijn er niet enkel regels vastgelegd waaraan je jezelf als werkgever moet houden. De wet heeft ook enkele interessante fiscale voordelen voor maaltijdcheques vastgelegd. Ten eerste is de Sodexo Lunch Pass voor 100% vrijgesteld van alle sociale lasten en is elke cheque fiscaal aftrekbaar tot wel 2 euro. In vergelijking met een loonsverhoging houdt dat een besparing tot 58% in. En het stimuleert ook de koopkracht van je werknemers tot wel 42%! Dat mag er wel wezen, neen?
➤ Wat bij verlies van de Sodexo Card?
De elektronische maaltijdchequekaart mag in geen geval kosten met zich meebrengen voor jouw werknemer, maar er bestaat wel een uitzondering op deze regelen. Dat is in geval van verlies (of diefstal). Daar wordt een kost in rekening gebracht ter vervanging van de kaart, maar blijft het aantal maaltijdcheques dat op de verloren kaart stond behouden. Zo kan je werknemer er zeker van zijn dat de boodschappen in de winkel nog steeds betaald kunnen worden.
Wanneer je werknemer toch de kaart zou verliezen, is het belangrijk dat je meteen naar Card Stop belt (070 344 344) om je kaart te blokkeren. Eens Card Stop je kaart heeft geïdentificeerd, wordt Sodexo op de hoogte gebracht en wordt er een nieuwe kaart opgestuurd. Deze wordt binnen de 6 werkdagen per post afgeleverd.
