In coronatijden is videoconferencing dé oplossing om met je medewerkers contact te houden. Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, … Heel wat bedrijven hebben de afgelopen dagen een of meerdere van deze geweldige tools ontdekt.
Maar het is niet omdat je de software hebt, dat vergaderingen vlekkeloos verlopen. Ze hebben immers een hele andere dynamiek en vragen om bepaalde technieken die we misschien nog niet allemaal in de vingers hebben. We vatten de belangrijkste elementen kort voor je samen.
1. Zorg voor een gespreksleider
Bij een ‘fysieke’ meeting is het mooi meegenomen dat iemand de leiding heeft, bij een videomeeting is dit een absolute must. De gespreksleider is de moderator van het gesprek en geeft mensen het woord. Zo voorkom je chaotische meetings waarbij niemand de ander nog verstaat.
2. Zorg voor een heldere agenda
Een andere taak van de gespreksleider is ervoor zorgen dat er op voorhand een agenda bepaald is en dat die ook is doorgegeven. Zo heeft iedereen een duidelijk zicht op wat er in de meeting aan bod zal komen en hoe ver de videomeeting gevorderd is.
Voorzie eventueel een kort ‘varia’-moment op het einde van de conference call voor zaken die niet in de agenda stonden, maar die toch belangrijk zijn voor een van je collega’s om aan te halen.
3. Een technische check is een taak van elke deelnemer
Hoe vaak komt het niet voor dat je klaarzit voor een videomeeting, maar een van de deelnemers niet tijdig ingelogd raakt, niet weet hoe hij z’n microfoon moet aanzetten of problemen heeft met de webcam?
Dit kan je voorkomen door iedereen te vragen tien minuutjes voor de eigenlijke videocall al in de loggen en te checken of alles technisch in orde is.
Om technische problemen te vermijden is het handig de webcam zoveel als mogelijk uit te schakelen.
4. Spreek enkel als je het woord hebt
Gebruik indien mogelijk een headset met microfoon. Dat vermijdt dat er omgevingsgeluid te horen is.
Een gouden tip: laat iedereen z’n microfoon uitschakelen als hij niet aan het woord is. Zo beperk je mogelijke storende achtergrondgeluiden.
5. Houd de timing strak
Net door met een agenda te werken, kan je iedereen goed bij de les houden. Dat helpt om een vergadering ook zo kort mogelijk te houden.
Vergeet immers niet dat videoconferencing behoorlijk inspannend is. Hoe korter de videomeeting, hoe beter. Indien je heel wat onderwerpen aan te snijden hebt en beslissingen moet nemen, is het handig om een meeting op te delen in verschillende conference calls van telkens pakweg een half uur. Laat uiteraard wel voldoende pauze tussen de verschillende videocalls.
6. Deel je scherm
Tijdens de videomeeting zie jij misschien bepaalde cijfers of grafieken op je scherm, maar je collega’s niet. Maak daarom zeker gebruik van de mogelijkheid om je scherm te delen. Zo ziet iedereen waarover jij het hebt. Zeer handig als het over grafieken, cijfers of data gaat.
Videocalls zullen nog een tijdje deel uitmaken van onze manier van werken, maar erg binnenkort zullen we terug ‘echte’ meetings kunnen hebben. En dan zullen je medewerkers meteen ook weer met hun sport & culturecheques naar evenementen, sportclubs en natuurparken kunnen.
