Rassembler toutes les souches et remplir sa note de frais. Un processus long tant pour l’employé que pour l’employeur qui doit les vérifier et les conserver. Il existe désormais des solutions digitales pour simplifier tout cela.
Chaque fin de mois, le processus est immuable. L’employé va à la pêche aux souches pour remplir sa note de frais. En moyenne, ce travail, fastidieux, demande entre 2 et 3 heures par mois à un salarié. Et quasi autant à l’entreprise qui doit vérifier et valider la note de frais.
Il existe pourtant des solutions digitales simples d’utilisation qui réduisent ce travail administratif à quelques minutes. Comme celle, par exemple, mise en œuvre par une société belge appelée Xpenditure. L’employé prend une photo de sa souche à l’aide d’une appli dédiée qui en extrait les informations les plus importantes : date, montant, devise, etc. Avant de tout envoyer au service ad hoc de l’entreprise, il peut ajouter des informations comme la catégorie de la dépense ou le contexte.
Privilégier le travail à valeur ajoutée
En quoi cette digitalisation profite-elle aux entreprises ? Certes, faciliter la vie des employés est déjà un avantage en soi dans l’optique d’un certain bien-être au travail. Mais, évidemment, c’est au niveau administratif que les gains sont les plus impressionnants :
- Etalement dans le temps : pouvoir remettre une souche à tout moment allège le travail des services comptables au moment de l’établissement des fiches de paie.
- Contrôle automatisé : le système digital trouve lui-même les doublons ou alerte si une note de frais n’est pas conforme à la politique des dépenses.
- Compatibilité avec les logiciels comptables : il est donc très facile d’injecter les notes de frais dans les comptes. Plus besoin de tout encoder à la main.
- Validation simplifiée : elle se fait via un lien et une case à cocher dans une plateforme de gestion. La note et toutes ses souches ne doivent donc plus circuler de bureau en bureau.
- Certification : certaines solutions sont certifiées. Cela signifie que le digital sert de preuve, même en cas de contrôle. Il ne faut donc plus conserver les notes papier pendant des années !
- Consultation aisée : une souche digitalisée reste toujours lisible, ce qui n’est pas toujours le cas de son équivalent papier. Cette consultation par simple clic est un avantage quand l’entreprise doit, par exemple, refacturer des clients ou récupérer la TVA dans des pays étrangers.
- Travail à valeur ajoutée : c’est la cerise sur le gâteau. La simplification de toute une série de processus permet aux employés des services comptables de se concentrer sur du travail à vraie valeur ajoutée pour l’entreprise.
