Voici comment mettre sur pied un recrutement à distance

Organiser un recrutement en ligne en 7 étapes

En 2020, le recrutement en ligne est rapidement devenu la nouvelle norme… Et rien n'indique que les choses vont changer de sitôt. Mais, en tant qu’entreprise, comment réussir un recrutement à distance ? Grâce à ces 7 étapes, votre entreprise peut s’y mettre aussi !

Les entretiens d'embauche qui se déroulent en présentiel sont faciles à organiser. Non seulement les candidats trouvent en ligne une foule de conseils pour se préparer, mais il existe également des procédures standard pour les entreprises qui souhaitent engager un nouveau collaborateur.

Mais dès le mois de mars 2020, les entreprises ont dû abandonner ces procédures, car les rencontres en présentiel étaient interdites. Il a donc fallu mettre en place une nouvelle stratégie de recrutement en ligne.

7 étapes pour recruter en ligne

Organiser un recrutement à distance n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Surtout lorsque, en tant qu’entreprise, vous n'avez aucune expérience en la matière. Vous devez tenir compte de quelques étapes importantes pour que chaque candidature puisse se dérouler sans problème.

Étape 1 : Présélectionnez les candidats

Avant de commencer à organiser votre recrutement, il est important de vérifier quels candidats convier à un entretien d’embauche virtuel. En cas de contacts en présentiel, vous invitiez les candidats à se présenter sur la base de leur CV et de leur expérience professionnelle.

Vous pouviez vous permettre d’avoir une liste de candidats potentiels un peu longue, mais maintenant que vous devez recruter en ligne, l'ensemble du processus prend davantage de temps. De nombreuses entreprises optent donc pour un entretien vidéo en différé afin de déterminer à qui elles proposeront ensuite un entretien d’embauche virtuel en live.

Un entretien vidéo en différé est un complément au CV, pour lequel vous donnez à chaque candidat un questionnaire auquel il ou elle répond devant une caméra. Une fois que le candidat a terminé son enregistrement, il l’envoie à l'entreprise. Sur la base de cet enregistrement et des réponses aux questions, le chef d'entreprise ou responsable des ressources humaines peut choisir d'inviter ou non le candidat à un entretien d'embauche virtuel.

Étape 2 : Préparez l'entretien d'embauche

Le bon déroulement d'un entretien d'embauche en ligne n'est pas seulement important pour vous en tant qu'entreprise, il l'est aussi pour le candidat. Une mauvaise préparation peut conduire à une expérience négative pour les deux parties. Une fois que vous avez choisi les candidats que vous souhaitez rencontrer lors d'une session virtuelle en live, vous pouvez vous préparer.

Discutez au préalable avec vos collègues de la manière d’aborder les choses. Quelles sont les questions à poser ? Comment créer une atmosphère agréable ? Quelles sont les étapes du recrutement virtuel ? Et qu'en est-il une fois que l’entretien est terminé ? Sur la base de cette préparation, vous pouvez même élaborer une procédure standardisée pour de futurs entretiens d'embauche. Certaines entreprises ont même élaboré une procédure de recrutement à distance, tel que dans l’exemple en vidéo de l’entreprise EY.

Étape 3 : Anticipez tout problème technique avant l’entretien d’embauche

L'aspect le plus important de ce mode de recrutement est sans doute son déroulement virtuel. Comment recruter en ligne et quels outils adopter pour une telle candidature ? Il y a deux façons de recruter à distance. Par téléphone et par visioconférence.

Pour certaines entreprises, un ou plusieurs échanges téléphoniques suffisent pour engager un nouveau collègue, mais la plupart optent plutôt pour un entretien d'embauche en visioconférence. Ce format permet en effet une rencontre plus personnelle avec le candidat, dans le cadre d’un entretien virtuel en live.

De nombreuses plateformes s’offrent à vous, mais les outils favoris du moment sont Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et WhatsApp. Veillez à transmettre à chaque candidat un lien en temps et en heure, pour qu'il puisse installer les bons logiciels ou vous indiquer ceux qu'il n’a pas la possibilité d’utiliser.

Malheureusement, des interférences techniques peuvent perturber les candidatures virtuelles. Une mauvaise connexion à Internet, ou une défaillance du micro ou de la caméra peuvent ruiner un entretien d’embauche. Pour éviter cela, testez votre matériel avant le début de l’entretien. Vous assurerez ainsi une agréable continuité pendant la discussion et éviterez de perdre le fil de vos idées.

Veillez également à avoir une solution de secours et à transmettre celle-ci au candidat. Si la connexion internet ou la caméra tombe en panne, vous pouvez, par exemple, passer à un entretien téléphonique dont le candidat est également informé.

Étape 4 : Songez à la culture de l'entreprise

La culture de l'entreprise est peut-être l’élément le plus difficile à transmettre lorsqu'on doit recruter de façon numérique. Au début de chaque entretien, veillez donc à brosser un tableau aussi concret que possible de votre entreprise. Si, au sein de votre entreprise, tous les collaborateurs s’appellent par leur prénom, faites-le également lors d'un entretien d’embauche.

Si votre entreprise a une structure horizontale, vous pouvez éventuellement vous assurer que non seulement le responsable des ressources humaines soit présent, mais aussi un membre de la Direction. De cette façon, le candidat saura immédiatement qu’il peut s'adresser à eux et leur poser ses questions.

Étape 5 : Faites connaissance avec le candidat

Au début de l’entretien d’embauche, prévoyez suffisamment de temps pour une introduction approfondie avant de vous lancer dans les questions. Montrer que vous attachez de l'importance à créer une relation initiale, un lien constructif avec un nouveau collègue potentiel. N'oubliez pas que les candidatures virtuelles sont moins spontanées qu’en face-à-face. Prenez donc le temps de faire connaissance. Demandez au candidat comment il va, ce qu’il fait, comment il s’occupe durant cette pandémie...

Étape 6 : Créez une atmosphère confortable

Après avoir fait connaissance, vous pouvez passer aux questions plus spécifiques et professionnelles. Gardez en mémoire qu'un entretien d’embauche virtuel ne doit pas être plus court qu'un entretien en présentiel. Donnez au candidat suffisamment de temps pour se présenter, détailler son expérience et ses compétences. Veillez à ce que le candidat se sente à l'aise. C'est beaucoup plus difficile en ligne que hors ligne, car la communication non verbale est absente.

Les questions d'opinion sont un bon moyen pour que le candidat se sente écouté. Des questions comme « quel est le meilleur conseil que vous ayez reçu » ou « quel est le dernier livre que vous avez lu et le recommanderiez-vous » sont de bons moyens de briser la glace et d’entamer la conversation.

Étape 7 : Créez une atmosphère confortable

Comme pour un entretien en présentiel, il est essentiel de conclure sur une note positive, même si le candidat ne semble pas correspondre aux besoins de votre entreprise. Discutez ensemble du déroulement de l'entretien, des expériences réciproques et donnez déjà au candidat un premier feedback.

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