Guide : Gérer son équipe à distance

Nous vivons actuellement une période très particulière qui nous demande de rester un maximum chez nous, en sécurité et de privilégier le télétravail afin d’endiguer l’épidémie de Covid-19 qui sévit en Belgique et dans le monde. Voici quelques recommandations pour vous aider à maintenir un bon niveau de collaboration avec vos équipes au cours des prochaines semaines.

1. Créez une charte de travail avec vos collaborateurs

Prenez le temps, avec votre équipe, de fixer quelques règles de bon usage :

• Déterminez les heures de connexion (si elles diffèrent des heures de shifts habituels au travail)

Elle peuvent varier selon les obligations personnelles de chacun mais il doit être facile pour chaque membre de l’équipe de savoir quand quelqu’un est disponible ou quand il le sera (Statut sur la messagerie instantanée, agenda en ligne,…)

• Déterminez les outils à utiliser pour communiquer

Utilisez le mail et le téléphone comme d’habitude, mais un groupe WhatsApp peut être utile pour converser à plusieurs, même de façon informelle, et diminuer un éventuel sentiment d’isolement. Les outils de vidéo-conférence tels que Skype, Zoom ou BlueJeans permettent (à condition d’allumer sa webcam) de rendre les échanges plus humains et de mieux percevoir les émotions de son interlocuteur.

• Fixez les réunions de travail et leur fréquence

Nous conseillons de faire un point en début de journée, par téléphone ou en vidéo-conférence. Quelques idées de sujets à aborder : demander à chacun comment il se sent, sur quoi il va travailler aujourd’hui, de quoi il a besoin, les difficultés qu'il rencontre...

L’objectif est d’entretenir le lien et d’offrir du soutien à son équipe en permettant aussi aux collaborateurs de s’exprimer. C’est aussi le moment parfait de remotiver les troupes ! Laissez-les aussi s’exprimer sur les méthodes qu’ils jugent utiles pour améliorer le travail à distance.

• Que faire en cas de non-respect de la charte ?

Cette charte permet à votre équipe d’être sur la même longueur d’ondes. C’est essentiel pour une cohésion pleine et entière.

En cas de non-respect de la charte, il est important aussi de le souligner, comme on le ferait si l’on observait un comportement inadapté au bureau. Le travail à distance ne dispense pas de rappeler le collaborateur à l’ordre. Le niveau de tolérance doit par contre être le même qu’au bureau, ni plus, ni moins. Cependant, étant donné les circonstances et le contexte particulier du confinement des travailleurs, notamment de ceux qui travaillent avec des enfants en bas âge, une marge de tolérance bienveillante doit être instaurée.

2. Gardez un contact régulier

En tant que responsable d’équipe, nous vous invitons à fréquemment prendre des nouvelles des membres de votre équipe et de l’avancée de leur travail, de leur offrir votre soutien et vos conseils lorsqu’ils en ressentent le besoin.

Maintenez vos One-to-one (réunions entre manager et collaborateur) et privilégiez des moments plus courts mais plus réguliers par rapport à d’habitude.

Attention à ne pas tomber dans l’hyper-contrôle non plus. Envisagez le contact avec votre collaborateur avec un objectif de bienveillance.

3. Faites confiance

Même s’il y a des règles communes qui doivent être suivies par tous, il convient de rester flexible.

Soyez encore plus à l’écoute de vos collaborateurs. Chaque collaborateur a le droit de maintenir sa vie privée et des moments où il est indisponible en cas d’imprévu. Instaurer un climat de méfiance aurait pour effet de démotiver votre équipe.

4. Soyez réactifs et partagez les informations importantes

Les collaborateurs doivent savoir qu’ils peuvent compter sur leur supérieur. Lors de la réception d’un message urgent, il est important de réagir le plus rapidement possible.

Utilisez également les canaux de communication définis pour communiquer au plus vite toute nouvelle importante.

L’objectif est d’éviter toute situation inconfortable par manque d’information, ce qui pourrait aussi donner le sentiment d’être livré à soi-même, sans information.

5. Reconnaissez le travail bien fait

Pensez à valoriser le travail bien fait et à encourager les efforts et succès de votre équipe. Certaines initiatives, ou certains projets particulièrement bien exécutés, méritent d’être reconnus. Il ne faut pas oublier de célébrer les réussites et de reconnaître le travail bien fait.

6. Développez la collaboration à distance

Il est important que les membres de votre équipe apprennent à travailler ensemble, même séparés.

Favorisez la collaboration à distance en créant des groupes de travail par thème ou projet via des plateformes collaboratives telles que « Teams » de Microsoft ou Basecamp, par exemple.

7. Utilisez des outils de suivi de projets

Difficile de travailler à distance sans un outil de gestion de projet adapté. Les outils « Planner » de Microsoft, ou Trello peuvent vous aider à coordonner les tâches de votre équipe. Chacun saura exactement ce qu’il doit faire, et à quel moment. La prise en main de ce type d’outils est assez aisée et le web regorge de tutoriels simples et efficaces si vous n’êtes pas encore familiarisé avec ces outils.

Au-delà de l’aspect pratique, cela vous permet de garder une bonne vue d’ensemble de votre activité et de celle de votre équipe. Ces outils réunissent souvent tout ce qui est nécessaire pour gérer des projets à distance : calendrier, chat, commentaires,…

8. Veillez à entretenir le sentiment d’appartenance

Un canal de chat général dans lequel les collaborateurs peuvent interagir ensemble sur des sujets importants ou plus légers, voire plaisanter est un outil facile à mettre en place qui permet de créer un lien similaire que celui qui se noue autour de la machine à café. Celui favorise également la cohésion et l’appartenance. L’application mobile WhatsApp se prête particulièrement bien à cela.

➤ Vous en voulez plus ?

Le web regorge d’informations utiles et pertinentes pour vous aider à aller encore plus loin dans la gestion à distance de votre équipe.

Voici quelques ressources intéressantes :

Le site www.collaborationsuperpowers.com donne de nombreux conseils, outils et idées sur la manière de mieux travailler à distance. Il y a même une section pour le contexte spécifique du COVID-19.

Et si cela ne vous suffit toujours pas, Lisette Sutherland a écrit un livre assez complet sur le travail à distance : Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely—Successfully—for Individuals, Teams, and Managers.

La dernière section de ce livre donne une liste de tous les outils disponibles, triés par catégories comme le brainstorming et la planification, la prise de décision, le team building, le stand up, les brise-glace virtuels, etc.)