Comment réaménager ses bureaux en période Covid ? | Sodexo Belgique

Comment réaménager ses bureaux en période Covid ?

La pandémie de Covid-19 a profondément bouleversé notre manière d’appréhender le travail et de concevoir l’aménagement des espaces. Pour vous aider à imaginer vos nouveaux bureaux, Sodexo Benefits & Rewards Services vous détaille sa vision et vous partage un rapide retour d’expérience.

Ce n’est un secret pour personne : le Covid-19 a tout bousculé sur son passage. La vie de bureau n’a évidemment pas échappé à cette tornade. Depuis quelques mois, le travail à la maison a pris de l’ampleur, avec des conséquences directes sur l’aménagement des espaces et les relations avec les collègues.

En découlent de profondes interrogations sur la place du bureau dans la société de demain. Si la pandémie a engendré un nouveau mode de travail, elle a aussi provoqué un réaménagement complet de certains environnements.

C’est le cas chez Sodexo Benefits & Rewards Services. Dès la mi-mars 2020, 100% du temps de travail s’est fait en télétravail. Certains profils, pour lesquels le télétravail n’avait jamais été envisagé, ont commencé à travailler à distance. Et tout cela a très bien fonctionné.

Le télétravail réinvente l’espace de travail

Aujourd’hui, impossible d’imaginer un retour en arrière. Passer du temps dans les embouteillages matin et soir pour venir travailler. Fermer les yeux sur les problèmes de mobilité pour entrer et sortir de Bruxelles. Se rendre au bureau pour exécuter un travail routinier qui pourrait parfaitement être accompli de chez soi. Ces habitudes font désormais partie d’un autre monde : celui de l’avant-coronavirus. Chez Sodexo Benefits & Rewards Services, des enseignements ont été tirés et l’aménagement des bureaux s’en est trouvé profondément modifié.

« Le télétravail, ça fonctionne », explique Tonia Gaggini, Directrice des Ressources Humaines chez Sodexo Benefits & Rewards Services « Par contre, le télétravail exclusif peut être malsain. Les collaborateurs ont aussi besoin de se voir, de partager, d’échanger. L’esprit d’équipe constitue une valeur importante chez nous. Le point, c’est de l’entretenir car il a du sens. »

Mobilisation d’une task force pour repenser l’aménagement des bureaux

Pour repenser l’aménagement des bureaux, une task force de 40 collaborateurs volontaires a été mise en place. Objectif : créer des groupes de travail pour réfléchir à la vision future du travail. Comment se voit-on travailler dans 3 ans ? « Une fois posée, cette question nous a permis de définir une véritable vision », détaille Tonia Gaggini. « A l’avenir, chaque collaborateur aura le droit de décider, en toute confiance et selon l’intérêt collectif, du lieu où il travaille. »

Fini de se rendre au bureau parce que c’est obligatoire. Dans le futur, chez Sodexo Benefits & Rewards Services, on viendra au bureau car ça fait sens : pour le collaborateur, pour ses collègues, pour l’entreprise.

6 chantiers à étudier pour aménager les bureaux selon la nouvelle vision

Pour concrétiser cette vision, 6 chantiers ont été identifiés :

  • Comment réaménager l’environnement de travail ?
  • Comment s’adapter au télétravail avec les bons outils technologiques ?
  • Comment continuer à faire vivre la culture d’entreprise ?
  • Comment maintenir les compétences ?
  • Quelle posture adopte le responsable d’équipe ?
  • Quels principes respecter pour que le travail et la collaboration se passent au mieux, quel que soit le lieu de travail ?

Sur base de l’intelligence collective, de petits groupes de travail se sont ensuite penchés sur chacun des 6 chantiers. Ils étaient composés de différents collaborateurs de tous les départements et de tous les niveaux.

« J’ai mené un rôle de facilitatrice », précise la DRH. « La task force s’est montrée d’une efficacité incroyable. En quelques mois, nous avons réaménagé nos espaces de travail, défini des guidelines et testé différents outils technologiques pour ne retenir que les meilleurs. »

Fin du cloisonnement lié à un département : tout le monde se mélange

Le télétravail est toujours fortement encouragé chez Sodexo au vu des mesures sanitaires. Mais d’ici quelque temps, lorsque les collaborateurs reviendront au bureau, l’environnement de travail aura totalement changé. « Il est essentiel de modifier les espaces de travail. Si les collaborateurs reviennent dans leur ancien espace de travail, les mauvaises habitudes reprendront vite. »

Par « mauvaises habitudes », on pense notamment au cloisonnement lié à un département, qui empêche les collaborateurs de se mélanger avec des collègues d’autres départements. De plus, si les équipes se réinstallent dans leur département, les autres collègues risquent de se sentir obligés de revenir au bureau chaque jour puisque la venue au travail est redevenue la norme.

Pour mettre fin à ce problème, les espaces ne sont dorénavant plus organisés par département, mais par zone de travail.

Des espaces organisés par zone de travail

Chez Sodexo Benefits & Rewards Services, les 3 étages de travail ont été totalement repensés.

  • Une zone « Team » dans laquelle on se retrouve entre collègues, et qui n’est désormais plus cloisonnée par département.
  • Une zone « silence » pour se poser et être focus sur le travail à accomplir.
  • Une zone « call » de 70 places, ouverte à tous les collaborateurs qui de par leur rôle sont régulièrement au téléphone.
  • Une zone « brainstorming » agrémentée de fauteuils, de tables et de grands tableaux. Cette zone est ouverte aux équipes pour brainstormer. L’idée est de rendre cet espace interactif et de permettre aux équipes qui le souhaitent de faire un point ensemble ou de se retrouver.

Chaque zone arbore une couleur, mise en valeur par une signalétique spécifique. Des cadres colorés ont été placés à 20 cm du plafond et délimitent l’espace. Une bonne façon de donner du peps à l’espace de travail. Ceci à moindres coûts : de nouveaux bureaux n’ont pas été rachetés, leur agencement a « simplement » été repensé.

De petits cocons pour les calls confidentiels

À chaque étage, de petits cocons permettent au collaborateur de s’isoler lors d’un call confidentiel. Le temps de travail y est toutefois limité à 3 heures maximum par jour. « Si c’est pour venir au bureau et rester dans un cocon toute la journée, autant rester chez soi », sourit Tonia Gaggini.

Par rapport à la situation Covid, cette nouvelle organisation permet aussi à l’ensemble des collaborateurs de respecter les mesures sanitaires et de distanciation sociale. Les espaces n’étant pas fermés par des portes, les moments d’échange sans devoir porter un masque sont plus faciles à envisager.

En conclusion : 3 conseils pour aménager ses bureaux en période Covid

Pour mener à bien une réflexion de refonte des bureaux 3 conseils à garder à l’œil :

  • Impliquer les collaborateurs volontaires dans la réflexion
  • Se faire aider par un conseiller en prévention qui connaît bien les mesures sanitaires à respecter
  • Compter sur une équipe Facilities pour l’aménagement
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