6 règles à suivre pour des visioconférences efficaces

Chaque jour, nous organisons ou participons à des appels vidéo. Mais comment les rendre efficaces ? En suivant ces 6 règles, votre réunion organisée en vidéoconférence devrait bien se passer !

En cette période de confinement, la vidéoconférence est la solution n°1 pour rester en contact avec vos collaborateurs. Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts... Ces derniers jours, de nombreuses entreprises ont découvert tout le potentiel de ces excellents outils.

Mais mener une réunion en vidéoconférence n’est pas toujours synonyme de réussite… Leur dynamique est complètement différente et elles requièrent certaines techniques que nous ne maîtrisons pas toujours. Nous avons résumé pour vous quelques astuces qui devraient vous aider à coordonner des réunions à distance efficaces.

1. Désignez un modérateur

Lors d'une réunion « physique », il est appréciable d’avoir un ou une responsable de la réunion. Dans le cas d'une réunion vidéo, c'est une nécessité absolue. Le modérateur anime la conversation et donne la parole aux gens. Cela permet d'éviter les réunions chaotiques où personne ne comprend l'autre.

2. Prévoyez un agenda clair

Autre tâche du modérateur : s'assurer qu'un ordre du jour a été défini au préalable et qu'il a été transmis aux participants. Ceci permet à chacun d’avoir un aperçu clair de ce qui sera discuté et de l'état d'avancement de la réunion vidéo.

Si nécessaire, prévoyez un court moment de « divers » en fin de conference call, pour des éléments qui n'étaient pas à l'ordre du jour mais qui doivent être abordés.

3. La vérification technique : une tâche qui incombe à chaque participant

Combien de fois vous arrive-t-il d'être prêt pour une réunion vidéo, mais que l'un des participants ne se connecte pas à temps, ne sait pas comment allumer son micro ou a des problèmes avec la webcam ?

Pour éviter cela, demandez à tout le monde de se connecter dix minutes avant l'appel vidéo et de vérifier si tout est en ordre d’un point de vue technique.

Astuce : pour limiter les problèmes techniques, déconnecter sa webcam peut parfois faire des miracles.

4. Ne parlez que lorsque vous avez la parole

Si possible, utilisez un casque avec micro. Cela permet d’atténuer les bruits ambiants.

Un conseil en or : demandez à chaque participant d'éteindre son micro lorsqu'il ne parle pas. Ceci permettra de limiter tous les bruits de fond possibles.

5. Veillez bien au timing

Le fait de suivre un ordre du jour permet de maintenir l’attention de tout le monde. Cela aide aussi à réduire au maximum la durée d'une réunion.

N’oubliez pas non plus qu’une vidéoconférence est une activité très exigeante. Plus la réunion vidéo est courte, mieux c'est. Si vous avez beaucoup de sujets à aborder et devez prendre des décisions, il est utile de découper une réunion en plusieurs conference calls d'une demi-heure environ. En laissant, bien sûr, suffisamment de temps de pause entre les différents appels vidéo.

6. Partagez votre écran

Pendant la réunion vidéo, vous voyez peut-être certains chiffres ou graphiques sur votre écran, mais vos collègues ne les voient pas. Utilisez l’option qui vous permet de partager votre écran. Tout le monde verra ainsi de quoi vous parlez. C’est très pratique lorsqu'il s'agit de graphiques, de chiffres ou de données.

Les appels vidéo vont faire partie de notre quotidien professionnel pendant un certain temps. Mais bientôt, nous pourrons à nouveau avoir de « vrais » contacts. Et vos collaborateurs pourront donc à nouveau se rendre à des événements, fréquenter des clubs sportifs et prévoir des sorties dans des parcs d’attraction, grâce à leurs chèques Sport & Culture.